An ninh trong phần mềm vận hành gồm những gì?
Cần phân biệt hai lớp:
- Kiểm soát ra vào: khóa cửa quyết định thẻ nào mở được cửa nào. Đây là việc của hệ khóa.
- Ghi chép và cảnh báo: phần mềm vận hành lưu lại sự kiện, quản lý việc cấp và thu thẻ, tạo sổ sự cố, gửi cảnh báo.
Phần mềm không cần, và không nên, bắt chước việc của hệ khóa. Giá trị nằm ở việc nối các mảnh dữ liệu rời: thẻ, cửa, hiện diện, lễ tân, buồng phòng.
Các cấp thẻ trong khách sạn
Hệ khóa điện tử thường phân thẻ thành nhiều cấp. Một phân cấp tham khảo:
- Thẻ khẩn cấp: mở mọi cửa kể cả khi chốt trong, giữ trong két, ký sổ khi lấy.
- Grand Master: mọi phòng khách, quản lý cấp cao.
- Floor/Section Master: một tầng hoặc một khu.
- Thẻ buồng phòng: dãy phòng được phân, khung giờ ca, ký nhận theo số sê-ri.
- Thẻ khách: một phòng, theo thời hạn lưu trú, thẻ mới hủy thẻ cũ.
- Thẻ chức năng: lập trình, khóa phòng, dùng một lần.
Đây là mô hình thông lệ; tên và quyền cụ thể phụ thuộc hãng khóa. Điều quan trọng là mỗi cấp có người giữ rõ ràng, nhất là thẻ master.
Cấp phát và thu hồi thẻ ghi chép thế nào?
Thẻ nhân viên cấp riêng cho từng người thì quản cấp và thu hồi, kể cả khi nghỉ việc. Thẻ dùng chung hằng ngày chỉ cần một người phụ trách xác nhận: cấp cho ai, giờ cấp, giờ thu lại. Nếu khách sạn in barcode hoặc QR lên thẻ thì quét để lấy mã, nếu không thì chọn nhân viên nhận và trả.
Hết ca mà chưa trả thẻ phải hiện trong báo cáo cuối ca và cảnh báo người phụ trách.
Mất thẻ xử lý ra sao?
Mất thẻ là một quy trình có nhiều bước, tốt nhất làm thành việc có người nhận và ghi vết:
- Ghi nhận mất.
- Hủy thẻ cũ trên khóa.
- Xóa thẻ trên bộ điều khiển phòng nếu là thẻ định danh.
- Cấp và nạp thẻ mới lên khóa.
- Đóng việc.
Bước hủy và xóa do người có quyền thực hiện, không nên để phần mềm tự gửi lệnh xóa mà không ai xác nhận.
Nhật ký ra vào dùng để làm gì?
Dữ liệu từ bộ điều khiển phòng đã có sẵn: cắm, rút thẻ, mở, đóng cửa, hiện diện. Gom lại theo phòng và khoảng thời gian, kèm người nếu thẻ định danh, là đủ để đối chứng khi khách khiếu nại mất đồ hay có người vào phòng. Quyền xem nhật ký nên là quyền riêng.
Sổ sự cố và cảnh báo
Sổ sự cố ghi: thời điểm, vị trí, loại, mô tả, ảnh, người liên quan, xử lý, trạng thái mở hoặc đóng. Cơ sở lưu trú cũng có nghĩa vụ duy trì sổ theo dõi hoạt động theo quy định.
Cảnh báo an ninh từ phòng gồm: cửa mở quá N phút, cửa mở hoặc có hiện diện khi phòng trống hoặc OOO, cửa mở không có thẻ, thẻ cắm quá lâu không hoạt động, vào phòng không rõ người, thẻ chưa trả cuối ca. Để tránh nhiễu, có thời gian chờ trước khi báo, gộp cảnh báo cùng phòng cùng loại, và gom bật tắt liên tục thành một cảnh báo chập chờn.
Kiểm tra an toàn khách và sơ tán
Phòng có khách, thẻ đang cắm, không hiện diện và cửa không mở quá một ngưỡng giờ thì sinh việc kiểm tra an toàn, người nhận kiểm tra và ghi kết quả. DND kéo dài cũng dẫn đến việc này.
Khi khẩn cấp, danh sách sơ tán nên ghép hai nguồn: phòng có khách theo sổ lưu trú và phòng có người theo tín hiệu từ phòng. Phòng hai nguồn không khớp cần đánh dấu riêng. Danh sách phải xem và in được cả khi mất Internet.
Sai ở đâu thường gặp?
- Thẻ master không có sổ giao nhận.
- Cảnh báo quá nhiều nên không ai đọc.
- Mất thẻ nhưng chỉ cấp thẻ mới, quên hủy thẻ cũ.
- Danh sách sơ tán chỉ dựa vào sổ lưu trú.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Nhật ký ra vào, cảnh báo an ninh từ phòng và khóa thẻ mất trên bộ điều khiển có trong bản miễn phí (khi dùng từ 30 bộ RCU HDL và tối thiểu 1 TingEdge). Gói Operations thêm sổ cấp thu thẻ, xử lý mất thẻ nhiều bước, sổ sự cố và danh sách sơ tán ghép hai nguồn. TingHotel không thay hệ khóa cửa.