Tình huống xảy ra thế nào?
Khách xuống quầy, nói mất thẻ phòng. Có thể khách để quên trong phòng khác, làm rơi ngoài đường, hoặc không nhớ. Điều lễ tân chưa biết là thẻ đang ở đâu và có ai đang cầm nó không.
Thẻ phòng vừa mở được cửa, vừa có thể cắm ổ thẻ RCU. Người nhặt được thẻ có thể vào phòng nếu biết số phòng hoặc thử.
Ai quyết định?
Lễ tân cấp thẻ mới sau khi xác minh. Nếu thẻ mất cùng dấu hiệu bất thường như khách vắng lâu rồi phát hiện, hoặc phòng đã bị vào, thì chuyển quản lý hoặc an ninh.
Các bước xử lý
- Xác minh khách: tên, giấy tờ đã đăng ký, mã đặt phòng.
- Ghi nhận mất thẻ: thời điểm báo, vị trí nghi mất.
- Hủy thẻ cũ trên khóa theo hướng dẫn của hãng khóa. Thường là mã hóa thẻ mới cho phòng đó làm thẻ cũ mất hiệu lực.
- Nếu thẻ là thẻ định danh với RCU: xóa mã thẻ trên RCU.
- Cấp thẻ mới, kiểm tra thẻ mới mở được cửa và cắm được ổ.
- Xem nhật ký ra vào để kiểm tra có lần mở cửa nào sau thời điểm khách báo mất không. Nếu có, mở sự cố.
- Ghi chi phí thẻ nếu khách sạn có thu.
Ghi vết gì?
- Giờ khách báo, người xác minh, cách xác minh.
- Bước hủy thẻ cũ, người thực hiện, giờ.
- Kết quả kiểm tra nhật ký ra vào.
- Thẻ mới cấp: loại, người cấp.
Sai ở đâu thường gặp?
- Cấp thẻ chỉ dựa vào lời khách, không xác minh.
- Không hủy thẻ cũ, nghĩ rằng cấp thẻ mới là đủ.
- Không xem nhật ký ra vào.
- Không ghi lại nên khi có khiếu nại mất đồ không có gì để đối chiếu.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Operations, mất thẻ là một việc có năm bước: ghi nhận, hủy thẻ cũ trên khóa, xóa mã thẻ trên RCU, cấp thẻ mới, đóng. Người có quyền bấm trong việc, và sự cố ghi vào sổ sự cố an ninh. Ở gói Free có nhật ký ra vào phòng để kiểm tra thẻ cũ có bị dùng không.
Xem bài mất thẻ: các bước xử lý.