Vì sao lịch ca không thay được bảng chấm công?
Lịch ca nói điều đã dự định, còn chấm công nói điều đã xảy ra. Hai thứ này lệch nhau mỗi tuần: người đổi ca, người xin về sớm, kỹ thuật bị gọi lúc nửa đêm.
Nếu lấy lịch làm bảng công, phần lệch đó biến mất khỏi sổ. Kế toán mất căn cứ, và khi có tranh chấp khách sạn không có gì để đối chiếu.
Nhân viên chấm công bằng cách nào?
Nhân viên quét một mã QR đặt tập trung, không dán ở từng phòng. Người có quyền bấm hộ được cho người quên hoặc người chưa có điện thoại, và mỗi lần bấm hộ ghi lại ai bấm.
Mỗi dòng chấm công ghi nguồn: QR, bấm hộ, hệ thống ngoài hoặc gợi ý từ thẻ. Dòng chấm công không sửa trực tiếp được.
Thẻ nhân viên giúp được gì?
Khi thẻ nhân viên cắm vào ổ phòng mà người đó chưa vào ca, phần mềm nhắc xác nhận. Đây là tín hiệu từ RCU, dùng để nhắc, không dùng để tự chấm công thay người.
Ngược lại, quá giờ vào ca mà chưa chấm công thì báo cho người điều phối. Xác nhận vắng thì các việc đã giao cho người đó chuyển vào khay cần xem lại để giao lại.
Đối chiếu với ca cho thấy gì?
| Tình huống | Cách nhận biết |
|---|---|
| Đi muộn | Giờ vào thực tế sau giờ vào trong ca |
| Về sớm | Giờ ra thực tế trước giờ ra trong ca |
| Vắng | Có ca nhưng không có chấm công |
| Làm thêm thực tế | Giờ làm thực tế vượt khung ca và vượt 8 giờ mỗi ngày hoặc 48 giờ mỗi tuần |
Làm thêm được xác định theo giờ thực tế. Văn bản đồng ý làm thêm theo mẫu của Nghị định 145/2020 do khách sạn giữ ngoài phần mềm. Xem bài giờ làm thêm và trần làm thêm.
Chốt công và sửa sau khi chốt
Trưởng bộ phận chốt công theo ngày và chốt kỳ tháng của bộ phận mình. Sau khi chốt, dữ liệu không bị ghi đè.
Cần sửa thì thêm dòng điều chỉnh kèm lý do. Mở lại kỳ đã chốt cũng cần lý do, và mọi thao tác được ghi lịch sử.
Sai ở đâu thường gặp?
- Lấy lịch xếp ca làm bảng công.
- Cho nhân viên chấm hộ nhau mà không ghi vết.
- Sửa thẳng số công đã chốt, không để lại dấu.
- Quên chấm công cho việc phát sinh ngoài lịch, nên giờ thực tế không vào sổ.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Operations, nhân viên chấm công bằng QR, người có quyền bấm hộ có ghi vết, và thẻ nhân viên cắm vào phòng sinh lời nhắc xác nhận. Gói Management thêm đối chiếu chấm công với ca và chốt công theo ngày, theo tháng.
Dữ liệu chấm công thô xuất được, và cổng nhận dữ liệu từ máy chấm công hoặc HR bên ngoài thuộc gói Enterprise.