Tình huống xảy ra thế nào?
Phòng 905 ghi nhận thẻ nhân viên cắm lúc 6:50. Ca bắt đầu 7:00. Người cầm thẻ chưa chấm công. Hoặc ngược lại: thẻ cắm lúc 6:10 và người đó không có ca hôm nay.
Có những khả năng: đến sớm bắt đầu làm trước, quên chấm công, được gọi vào đột xuất, hoặc người khác dùng thẻ.
Ai quyết định?
Người phụ trách điều phối ca, thường là giám sát buồng phòng hoặc trưởng bộ phận. Quyết định ghi nhận giờ công và hướng xử lý vi phạm quy chế là của quản lý và nhân sự.
Các bước xử lý
- Nhận lời nhắc xác nhận vào ca. Xem ai cầm thẻ theo sổ cấp thẻ.
- Hỏi nhân viên: đã bắt đầu làm từ lúc nào, có được giao việc không.
- Nếu nhân viên đúng ca: bấm hộ hoặc nhắc tự chấm công, ghi giờ thực tế và ghi người bấm hộ.
- Nếu không có ca: xem có phải được gọi vào đột xuất, xin phê duyệt theo quy chế.
- Nếu thẻ không đúng chủ: xử lý theo quy chế quản lý thẻ.
- Đối chiếu cuối ngày giữa chấm công và lịch ca để thấy lệch.
Ghi vết gì?
- Tín hiệu thẻ cắm, giờ, phòng.
- Người xác nhận, kết quả, nguồn dữ liệu công: QR, bấm hộ, hệ thống ngoài.
- Giờ vào ca thực tế và lý do khác lịch.
- Nếu có vi phạm quy chế: biên bản.
Sai ở đâu thường gặp?
- Coi thẻ cắm là chấm công, nên giờ công sai khi người mượn thẻ.
- Không ghi người bấm hộ.
- Bỏ qua lời nhắc, dữ liệu công thiếu giờ thực làm.
- Không có sổ cấp thẻ nên không biết ai cầm thẻ.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Essential, thẻ nhân viên cắm vào phòng khi chưa chấm công thì nhắc xác nhận, chấm công qua một mã QR đặt tập trung, và bấm hộ ghi vết người bấm. Đối chiếu chấm công với ca thuộc gói Pro. Sổ cấp và thu thẻ ghi cấp cho ai, giờ cấp, giờ thu.
Xem bài chấm công và đối chiếu với ca.
Hỏi nhanh
Phần mềm có tự chấm công khi thẻ cắm vào phòng không?
Không. Thẻ cắm chỉ sinh lời nhắc xác nhận. Chấm công vẫn do nhân viên hoặc người có quyền thực hiện, để dữ liệu công không dựa vào một tín hiệu có thể sai.
Nếu mượn thẻ của người khác thì sao?
Phần mềm không phân biệt được ai cầm thẻ, trừ khi thẻ định danh và RCU đọc được. Cần quy chế quản lý thẻ và kiểm tra bằng sổ cấp, thu thẻ hằng ngày.
Giờ làm trước khi chấm công có tính không?
Giờ làm thực tế là căn cứ, nhưng cần văn bản xác nhận theo quy chế. Khách sạn nên hỏi kế toán hoặc luật sư về cách ghi nhận phần giờ này.