Một ô phòng cần trả lời câu hỏi gì?
Với khách sạn 100 phòng trở lên, người đứng trước màn hình không đọc từng ô. Họ quét tìm ô nào khác thường. Vì vậy mỗi ô phải trả lời nhanh bốn việc:
- Đây là phòng nào, đang ở trạng thái gì (màu nền và mã ghép).
- Phòng có bán được không (sọc OOO, OOS).
- Có gì cần xử lý không (biểu tượng góc, viền đỏ).
- Hôm nay phòng có biến động không (nhãn đến, đi).
Vị trí cố định trên ô phòng
Một cách bố trí hợp lý là cố định chỗ cho từng loại thông tin, để mắt người dùng quen sau vài ngày:
- Nền và số phòng: màu theo trạng thái, mã ghép như VC, OD. OOO và OOS phủ sọc lên.
- Góc trên phải: một biểu tượng ưu tiên cao nhất.
- Nhãn biến động: tối đa hai nhãn như sắp đến, sắp đi.
- Đáy ô: DND, MUR, khách đang chờ, thẻ trong ổ.
- Viền và độ mờ: viền đỏ khi có cảnh báo mở, ô mờ khi mất kết nối.
Ví dụ thứ tự ưu tiên cho biểu tượng góc: cảnh báo gấp, cảnh báo cao, mất kết nối, sai lệch, OOO hoặc OOS, rồi cảnh báo trung bình.
Ba kiểu hiển thị
Người dùng khác nhau cần cách nhìn khác nhau.
- Ô bé: nhìn toàn khách sạn một lượt. Chỉ giá trị ưu tiên cao nhất.
- Ô lớn: thêm loại phòng, tên khách, ngày đi, nhãn đầy đủ. Phù hợp lễ tân trực quầy.
- Bảng theo tầng: sắp theo số phòng, nhiều cột. Phù hợp quản lý và xuất Excel.
Nên nhớ lựa chọn của từng người trong phiên làm việc, để mở lên là đúng kiểu mình quen.
Lọc để thấy đúng phòng cần xử lý
Khách sạn lớn nên có bộ lọc theo tầng, trạng thái lưu trú, trạng thái vệ sinh, cảnh báo, và phòng có yêu cầu của khách. Lễ tân đầu ca có thể lọc “sắp đến, đã sẵn sàng”, giám sát buồng lọc “sạch, chờ kiểm”.
Một chi tiết nhỏ nhưng quan trọng: không đẩy phòng có cảnh báo lên đầu bảng. Thứ tự theo số phòng giúp nhân viên tìm quen tay. Dòng có cảnh báo chỉ cần tô nền.
Bấm vào ô thì thấy gì?
Ngăn chi tiết chỉ giữ thông tin cần ngay: số phòng và trạng thái, dải cảnh báo nếu có, ai đang ở và sắp có khách không, các nút thao tác. Lịch sử và thông tin sâu hơn để ở trang chi tiết phòng.
Mọi thao tác trên phòng nên hiện rõ trạng thái hiện tại, trạng thái sau khi xác nhận, và điều sẽ xảy ra tiếp theo.
Sai ở đâu thường gặp?
- Nhồi mọi thông tin vào ô, không còn ô nào nổi bật.
- Đổi vị trí biểu tượng giữa các màn, người dùng phải học lại.
- Dùng màu làm tín hiệu duy nhất, người khó phân biệt màu bỏ sót.
- Không có trạng thái mất kết nối, nhìn nhầm dữ liệu cũ là hiện tại.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Sơ đồ phòng mặc định hiện ô lớn, có thể chuyển sang ô bé hoặc bảng theo tầng, nhớ lựa chọn theo phiên. Bảng xuất được ra Excel đúng các phòng đang hiện. Khi mất kết nối với máy chủ, màn hình giữ dữ liệu cũ nhưng làm mờ và hiện dải đỏ ghi giờ mất kết nối.