Phòng sẵn sàng phải thỏa những điều kiện nào?
Bốn điều kiện cùng lúc:
- Trống: không có khách đang ở, không còn lượt ở chưa kết thúc.
- Đã dọn: buồng phòng đã làm xong.
- Đã nghiệm thu theo mức khách sạn yêu cầu.
- Không OOO, không OOS: phòng không nằm trong trạng thái hỏng hay tạm ngưng.
Mã VI (Vacant Inspected) là trạng thái thỏa cả bốn khi khách sạn dùng bước kiểm.
Nghiệm thu có bắt buộc không?
Không. OPERA cho phép bật hoặc tắt bước Inspected. Khách sạn nhỏ, không có giám sát riêng, thường tắt bước này. Khi đó Sạch là sẵn sàng.
Phần mềm cần cho cấu hình số mức trạng thái vệ sinh: hai mức (Bẩn, Sạch), ba mức hoặc bốn mức có thêm Đã kiểm. Viết cứng một cách sẽ không vừa với mọi khách sạn.
Ai quyết định phòng sẵn sàng?
Trục vệ sinh thuộc về buồng phòng: nhân viên dọn xong thì Sạch, giám sát kiểm đạt thì Đã kiểm. Lễ tân sở hữu trục lưu trú, không đổi trạng thái vệ sinh.
Nên có hai ràng buộc: chỉ người có quyền nghiệm thu mới đặt được Đã kiểm, và nhân viên không tự nghiệm thu phòng mình dọn trừ khi khách sạn bật tùy chọn kèm kiểm mẫu.
Phòng không đạt nghiệm thu thì sao?
Phòng quay về Bẩn và giao lại cho buồng phòng làm lại với ưu tiên cao. Giám sát chọn hạng mục chưa đạt, kèm ảnh nếu có. Hệ thống nên giữ lịch sử lần đạt đầu để tính tỷ lệ đạt ngay lần đầu.
Gán phòng chưa sẵn sàng có sao không?
Có lúc cần, ví dụ khách VIP đến sớm và phòng đang dọn dở. Phần mềm nên cảnh báo mà không chặn, vì người ở quầy mới biết tình huống thực.
Cách làm tốt hơn là ghép phòng trước: gán phòng cho khách sắp đến, đồng thời đặt mốc “cần sẵn sàng trước” theo giờ đến dự kiến. Mốc này chuyển sang buồng phòng thành ưu tiên dọn, giảm số khách phải chờ.
Sai ở đâu thường gặp?
- Coi Sạch là sẵn sàng khi khách sạn có bật nghiệm thu.
- Gán phòng vừa gỡ OOO mà chưa dọn lại.
- Không báo ngược cho lễ tân khi phòng đã đạt, khách phải chờ lâu hơn cần thiết.
- Đếm phòng OOS vào số phòng sẵn sàng khi báo cáo.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Sơ đồ phòng hiện VC, VI và các mã còn lại để lễ tân biết phòng nào gán được. Ở gói Essential, gợi ý phòng khi gán dựa trên loại phòng, yêu cầu đặc biệt và thời điểm sẵn sàng sớm nhất, nghiệm thu theo bốn mức, và phòng đạt thì lễ tân nhận thông báo.