Hai trục, hai người sở hữu
Một phòng khách sạn không có “một” trạng thái. Nó có nhiều trục độc lập, mỗi trục do đúng một bộ phận chịu trách nhiệm:
- Lưu trú: phòng trống (Vacant) hay có khách (Occupied). Lễ tân sở hữu, hoặc PMS khi khách sạn dùng PMS riêng.
- Vệ sinh: bẩn (Dirty), sạch (Clean), đã kiểm (Inspected). Buồng phòng sở hữu.
Mã quen thuộc chỉ là ghép chữ cái đầu của hai trục này.
| Mã | Lưu trú | Vệ sinh | Ý nghĩa |
|---|---|---|---|
| VD | Trống | Bẩn | Vừa trả phòng, cần dọn |
| VC | Trống | Sạch | Đã dọn, chưa kiểm |
| VI | Trống | Đã kiểm | Sẵn sàng bán |
| OD | Có khách | Bẩn | Khách đang ở, đến lượt dọn |
| OC | Có khách | Sạch | Khách đang ở, đã dọn trong ngày |
| OI | Có khách | Đã kiểm | Khách đang ở, đã dọn và kiểm |
Không phải khách sạn nào cũng dùng bước “đã kiểm”. Khách sạn nhỏ thường chỉ có bẩn và sạch, khi đó VC đã là phòng bán được.
Những trạng thái nằm ngoài mã ghép
- OOO và OOS là trục khả dụng. OOO rút phòng khỏi tồn bán, OOS chỉ tạm không giao cho khách. Một phòng có thể là VD và đồng thời OOO.
- DND và MUR là yêu cầu của khách, loại trừ nhau. Khi khách sạn có hệ điều khiển phòng nối với phần mềm, hai trạng thái này lấy thẳng từ nút bấm trong phòng.
- Biến động trong ngày như sắp đến, sắp đi, ở tiếp, trả muộn, khách đang chờ phòng được suy ra từ đặt phòng và ngày kinh doanh, không phải là trạng thái để sửa tay.
Khi trạng thái trên sổ khác thực tế
Vì trạng thái lưu trú do người nhập, nó có thể sai với thực tế trong phòng. Ngành gọi các trường hợp này là sai lệch:
- Skip: hệ thống ghi có khách nhưng khách đã đi.
- Sleep: hệ thống ghi trống nhưng có người trong phòng.
- Person: số khách thực tế khác số khách trên sổ.
Trước đây, sai lệch chỉ lộ ra khi buồng phòng báo cáo cuối ca hoặc khi kiểm toán đêm đối chiếu. Với khách sạn có bộ điều khiển phòng, thẻ cắm, cửa mở và cảm biến hiện diện cho phép phát hiện gần như tức thì. Tín hiệu này là bằng chứng để lễ tân quyết định, phần mềm không nên tự đổi trạng thái.
Kinh nghiệm khi dùng mã
- Dạy nhân viên đọc mã theo hai trục, không học thuộc sáu mã. Hiểu ai sở hữu chữ nào thì biết ai phải xử lý.
- Lễ tân không sửa trục vệ sinh, buồng phòng không sửa trục lưu trú. Phân quyền rõ ngay trong phần mềm.
- Phòng VD có khách sắp đến cần được đẩy lên đầu danh sách dọn. Đây là chỗ lễ tân và buồng phòng phối hợp nhiều nhất trong ngày.
Hỏi nhanh
VC khác VI thế nào?
VC là phòng trống đã dọn nhưng chưa được giám sát kiểm. VI là phòng trống đã dọn và kiểm đạt. Khách sạn không dùng bước kiểm thì VC đã là phòng bán được.
OD là phòng gì?
OD là phòng đang có khách và chưa dọn trong ngày. Sau kiểm toán đêm, phòng có khách đến lượt dọn chuyển về OD.
Ai được sửa trạng thái vệ sinh của phòng?
Buồng phòng. Lễ tân sở hữu trục lưu trú, buồng phòng sở hữu trục vệ sinh, nên mỗi bên chỉ sửa trục của mình.
Mã trạng thái phòng có giống nhau ở mọi khách sạn không?
Phần lớn giống vì cùng theo mô hình của các hệ quản lý khách sạn lớn. Điểm khác là bước Inspected (đã kiểm) là tùy chọn, mỗi khách sạn tự bật hoặc tắt.