Một ngày điều hành cần nhìn gì?
Đầu ca, lễ tân muốn biết: hôm nay ai đến, ai đi, phòng nào chưa sẵn sàng, ai là khách quan trọng, còn việc nào từ ca trước. Nếu phải mở năm màn hình khác nhau, thông tin dễ bị bỏ sót.
Danh sách vận hành gom chúng vào một trang, sắp theo mức cần xử lý.
Nội dung thường có
| Mục | Dùng để |
|---|---|
| Khách đến | Gán phòng, chuẩn bị, báo buồng phòng ưu tiên |
| Khách đi | Chuẩn bị trả phòng, thu thẻ, kiểm minibar |
| Đang ở | Gia hạn, đổi phòng, DND kéo dài |
| Phòng sẵn sàng | Cân đối khách đến sớm và phòng chưa dọn |
| VIP và yêu cầu đặc biệt | Chuẩn bị quà, phòng, đón tiếp |
| Sai lệch trạng thái | Phòng ghi trống nhưng có tín hiệu người, và ngược lại |
| Thông báo lưu trú chưa gửi | Xử lý trong hạn |
| Lịch phòng, quỹ căn theo kênh, khối đoàn | Nhìn trước các ngày tới |
Tóm tắt đầu ca và báo cáo cuối ca
Đầu ca nhận một bản tóm tắt: việc còn treo, tiền ca trước bàn giao, ghi chú đặc biệt. Cuối ca lập báo cáo: tiền thu theo hình thức, chênh lệch nếu có, việc chuyển sang ca sau.
Xem bài giao ca lễ tân là gì và bài chênh lệch tiền két khi giao ca.
Dùng trong thực tế
- Mở danh sách ngay đầu ca, trước khi đón khách đầu tiên.
- Xử lý mục có hạn trước: thông báo lưu trú, khách đến sớm.
- Báo buồng phòng ưu tiên các phòng khách đến sớm cần.
- Cuối ca, ghi điều còn lại vào sổ giao ca.
Sai ở đâu thường gặp?
- Bỏ qua mục sai lệch vì nghĩ hệ thống tự sửa.
- Không báo buồng phòng thay đổi ưu tiên sau khi gán phòng.
- Chỉ nhìn khách đến, quên khách đi cần thu thẻ.
- Dùng danh sách thay cho trao đổi trực tiếp khi giao ca.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Từ gói Operations, TingHotel có danh sách vận hành hằng ngày, tóm tắt đầu ca và báo cáo cuối ca. Khi khách sạn bật OTA và đoàn ở gói Management, danh sách thêm quỹ căn theo kênh và khối đoàn. Danh sách là công cụ nhìn, mọi thay đổi vẫn do người có quyền thực hiện.
Xem bài một ngày của lễ tân.