Chủ đầu tư thực sự cần đọc gì?
Chủ đầu tư thường không ở khách sạn mỗi ngày. Họ cần biết ba điều: khách sạn có đang kiếm tiền đúng kế hoạch không, tiền có đang nằm ở đâu, và có rủi ro nào đang mở không.
Báo cáo tốt trả lời ba câu này trong một trang, theo cùng một khung mỗi kỳ.
Khung một trang gồm những phần nào?
| Phần | Nội dung |
|---|---|
| Doanh thu và công suất | Công suất, ADR, RevPAR theo ngày và theo tháng, so với kỳ trước |
| Cơ cấu nguồn khách | Kênh, nguồn, phân khúc, tỷ lệ OTA, hoa hồng ước tính |
| Doanh thu theo mã giao dịch | Tiền phòng, ăn uống, minibar, giặt là, dịch vụ khác |
| Công nợ | Công ty, đại lý, OTA, theo tuổi nợ |
| Chi phí vận hành | Buồng phòng, kho, vật tư trên phòng có khách |
| Rủi ro đang mở | Số phòng OOO và thời gian OOO, sự cố an ninh, thông báo lưu trú trễ hạn |
Mỗi phần chỉ vài dòng. Chi tiết để ở dữ liệu xuất.
Khung USALI có giúp không?
USALI bản 12 chia báo cáo thành bộ phận kinh doanh, gồm Phòng, Ăn uống, các bộ phận phụ, và chi phí không phân bổ, gồm hành chính, tiếp thị, bảo trì, tiện ích. Schedule 1 cho bộ phận Phòng gồm doanh thu khách lẻ, đoàn, phí hủy, và chi phí lễ tân, buồng phòng, kể cả vệ sinh thuê ngoài.
Dùng khung này giúp báo cáo quen mắt với chủ đầu tư và nhà quản lý chuyên nghiệp. Việc ánh xạ tài khoản vào đúng mục thuộc kế toán, không thuộc phần mềm vận hành.
Năng lượng nên báo thế nào?
Theo USALI, năng lượng thuộc nhóm tiện ích, không nằm trong lãi lỗ bộ phận Phòng. Vì vậy khoản tiết kiệm nhờ điều khiển phòng nên được báo bằng kWh trên mỗi phòng có khách, thay vì cộng thẳng vào chi phí phòng.
Đây là suy luận của chúng tôi, chưa kiểm chứng với tài liệu USALI gốc. TingHotel không công bố số tiết kiệm của sản phẩm khi chưa có đo kiểm tại công trình thật.
Dữ liệu nào nên là dữ liệu sạch?
Mỗi con số trong báo cáo nên truy ngược được về dòng gốc: giao dịch nào, đêm phòng nào, ca nào. Nguyên tắc là xuất dữ liệu thô sạch để người dùng tự tổng hợp, thay vì dựng quá nhiều báo cáo cố định trong phần mềm vận hành.
Số liệu thời gian dọn phòng cần ghi nguồn: đo bằng thẻ, suy luận hay tự khai. Chủ đầu tư có quyền biết con số nào đo thật.
Sai ở đâu thường gặp?
- Mỗi kỳ một khung khác nhau, không so sánh được.
- Báo RevPAR mà không nói quy ước về phòng OOO và phòng miễn phí.
- Gộp doanh thu OTA thu hộ vào tiền đã nhận, trong khi OTA còn nợ.
- Báo tiết kiệm điện mà không có đo kiểm.
- Cố biến phần mềm vận hành thành phần mềm kế toán.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Operations, TingHotel có chỉ số ngày chụp ở kiểm toán đêm, danh sách vận hành hằng ngày và xuất Excel, CSV mọi bảng nghiệp vụ. Gói Management thêm công nợ theo tuổi nợ, đối soát OTA, chỉ số kỹ thuật và kho.
API mở và MCP chỉ đọc thuộc gói Enterprise, cho phép chủ đầu tư hoặc trợ lý truy xuất dữ liệu theo quyền được cấp. TingHotel không làm sổ cái, không thay báo cáo tài chính.