Khối giữ chỗ
Khi nhận đoàn, khách sạn giữ một số phòng theo loại phòng nhân ngày. Đó là khối giữ chỗ. Khối trừ vào tồn và vào hạn mức nhóm kênh bán đoàn, nên các kênh khác không bán nhầm phòng đó.
Danh sách khách
Thông lệ gọi là rooming list. Khách điền dần vào khối. Có tên đến đâu tách thành lượt ở đến đó. Nếu đoàn gửi danh sách ngay từ đầu, khối được điền kín lúc tạo.
Nhập danh sách bằng tay hoặc file Excel theo mẫu, kèm thông tin giấy tờ để phục vụ thông báo lưu trú. Cùng một mã ở chung thì ghép chung phòng.
Ngày cắt
Ngày cắt là mốc trả phòng chưa có tên về tồn chung. Đến ngày cắt:
- Phần mềm cảnh báo số phòng chưa có tên.
- Gợi ý trả về quỹ.
- Người có quyền xác nhận.
Chỉ cảnh báo, không tự cắt, vì đoàn có thể xin gia hạn.
Gán phòng và check-in cả đoàn
Gán phòng cả khối, ưu tiên cùng tầng và liền số, chỉ nhận phòng sạch, không sai lệch, không có thẻ và RCU online. Check-in và check-out cả đoàn bằng thao tác hàng loạt, lỗi từng lượt không làm hỏng cả lô.
Folio đoàn
Thường có folio chung cho khối và quy tắc chuyển phí đặt một lần cho cả đoàn. Xem bài chuyển phí folio công ty, folio đoàn.
Thông báo lưu trú
Phạt theo số khách nên đoàn là rủi ro lớn nhất về hạn thông báo. Cần nhắc hạn cho đoàn trước. Xem bài thông báo lưu trú theo Thông tư 116/2026/TT-BCA.
Sai ở đâu thường gặp?
- Không có ngày cắt, phòng giữ vô thời hạn.
- Không nhập giấy tờ trước, check-in cả đoàn chậm.
- Gán phòng rải rác nhiều tầng.
- Quên đặt quy tắc chuyển phí trước ngày đến.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Management, khối giữ chỗ có lưới giữ phòng theo ngày, danh sách khách, gán phòng cả khối, check-in cả đoàn, trả phòng chưa tên về quỹ, folio chung tạm tính và lịch sử.