Một đặt phòng gồm những chặng nào?
Dù khách đặt qua quầy, điện thoại, trang web hay OTA, đặt phòng đều đi qua cùng một chuỗi:
- Tạo: chọn loại phòng, ngày, hạng giá, số khách. Chính sách hủy và cọc đi theo hạng giá.
- Giữ phòng: trừ vào tồn phòng của loại phòng và ngày đó. Bảo đảm thì giữ suốt đêm, không bảo đảm thì giữ đến giờ cắt.
- Gán phòng: gắn một phòng cụ thể, thường vào ngày đến hoặc sớm hơn với khách quan trọng.
- Nhận phòng: đối chiếu giấy tờ, xác nhận thông tin, cấp thẻ.
- Ở: mỗi đêm, kiểm toán đêm ghi tiền phòng vào folio. Có thể đổi phòng, gia hạn, trả sớm.
- Trả phòng: thanh toán, kiểm minibar, thu thẻ, đóng folio.
Rẽ nhánh ngoài đường chính gồm hủy và khách không đến.
Hạng giá và chính sách quyết định điều gì?
Hạng giá là một mức giá gắn với loại phòng, kèm chính sách hủy, đặt cọc và dịch vụ đi kèm như ăn sáng. Giá có thể khai theo loại phòng, hạng giá, ngày, và theo số khách khi kênh bán yêu cầu.
Khách sạn thường đặt một giá gốc công khai tốt nhất của ngày (BAR) rồi tính các hạng khác từ đó bằng cộng, trừ số tiền hoặc phần trăm. Cách này giúp đổi một con số mà cả bảng giá tự cập nhật.
Khi nào khách sạn thôi giữ phòng?
Điều này phụ thuộc đặt phòng có bảo đảm hay không:
- Bảo đảm (thẻ, cọc, hợp đồng): giữ suốt đêm, thu phí no-show nếu khách không đến.
- Không bảo đảm: giữ đến giờ cắt, thông lệ 18:00 ngày đến. Quá giờ, phòng trả về tồn để bán lại.
Hạn cọc và giờ cắt nên chỉ cảnh báo, không tự hủy. Quyết định trả phòng về tồn là của người có quyền, vì có những khách đã gọi báo đến muộn mà chưa ai ghi.
Tồn phòng bị trừ ở đâu và bán vượt xảy ra khi nào?
Mỗi loại phòng, mỗi ngày có một số phòng mở bán. Đặt phòng giữ phòng bằng cách trừ vào con số này. Khi bán nhiều kênh, mỗi kênh có thể được chia một hạn mức, tổng các hạn mức vẫn phải nằm trong tồn thực.
Bán vượt tồn xảy ra khi số đặt phòng nhiều hơn số phòng giao được, thường do chậm đồng bộ giữa các kênh. Khách sạn cần quy trình xử lý khách bị bán trùng: ưu tiên khách quan trọng, tìm nơi ở thay thế cùng chuẩn, báo quản lý, ghi nhận để rút kinh nghiệm.
Đến đêm, tiền phòng được ghi thế nào?
Tiền phòng không do lễ tân gõ tay. Kiểm toán đêm ghi tiền phòng mỗi đêm cho mọi lượt ở đang ở, theo hạng giá và giá của ngày. Hạng giá có kèm ăn sáng thì ghi thành hai dòng: tiền phòng và ăn sáng, để doanh thu từng loại không lẫn.
Cùng lúc đó, các đặt phòng đến hạn mà khách chưa đến được đề xuất no-show. Xem thêm bài về kiểm toán đêm.
Đoàn khác khách lẻ ở điểm nào?
Đoàn bắt đầu bằng khối giữ chỗ: giữ số phòng theo loại phòng và ngày. Danh sách khách điền dần, ai có tên thì tách thành lượt ở riêng. Đến ngày cắt, phòng chưa có tên được gợi ý trả về tồn chung. Folio thường có một folio chung cho đoàn và quy tắc chuyển phí về đó.
Sai ở đâu thường gặp?
- Không lưu bản chụp chính sách, sau này tranh cãi về mức phạt.
- Tự động hủy theo giờ cắt, mất đặt phòng của khách đã báo đến muộn.
- Kênh bán không được trừ đồng bộ, dẫn tới bán vượt tồn.
- Gán phòng quá sớm cho khách hay đổi ý, rồi phải gán lại nhiều lần.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
TingHotel gắn chính sách vào hạng giá, lưu bản chụp khi tạo đặt phòng, cảnh báo giờ cắt và hạn cọc mà không tự hủy, và để kiểm toán đêm ghi tiền phòng cùng đề xuất no-show. Gói Management thêm khối giữ chỗ cho đoàn và bán qua kênh OTA.