Ba phần của một chính sách
- Bảo đảm: đặt phòng được giữ đến khi nào.
- Hủy: miễn phí đến mốc nào, sau đó phạt gì.
- Cọc: thu bao nhiêu và hạn nào.
Thông lệ ngành là đặt phòng bảo đảm bằng thẻ, cọc hoặc hợp đồng thì giữ suốt đêm và thu phí no-show. Đặt phòng không bảo đảm giữ đến giờ cắt, giá trị 18:00 là thông lệ chứ không phải chuẩn bắt buộc.
Hủy và cọc viết thế nào?
| Thành phần | Các kiểu thường gặp |
|---|---|
| Hủy | Miễn phí trước X ngày hoặc giờ, sau đó phạt đêm đầu, phần trăm hoặc toàn bộ |
| Không hoàn hủy | Phạt toàn bộ ngay từ lúc đặt |
| Cọc | Không cọc, phần trăm, đêm đầu, trả trước toàn bộ, kèm hạn |
Bản mẫu và bản chụp
Chính sách là bản mẫu gắn vào hạng giá. Khi tạo đặt phòng, lưu bản chụp chính sách vào đặt phòng đó. Lý do: nếu sau này khách sạn đổi mẫu thì đặt phòng cũ vẫn tính theo điều khoản khách đã đồng ý.
Quá hạn thì làm gì?
Với hạn cọc và giờ cắt, phần mềm chỉ cảnh báo. Lễ tân mở đơn để hủy hoặc gia hạn. Kiểm toán đêm nhắc đơn quá hạn. Phí hủy và phí no-show tính theo bản chụp, người có quyền xác nhận mới ghi vào folio. Xem bài về no-show.
Giờ nhận, trả phòng chuẩn và phụ phí
Giờ nhận, trả phòng chuẩn là một giá trị chung cho cả khách sạn. Nhận sớm hay trả muộn tính theo bảng phụ thu theo khung giờ do khách sạn đặt, và hệ thống đề xuất phí khi phát sinh. Xem bài về nhận phòng sớm, trả phòng muộn.
Sai ở đâu thường gặp?
- Không lưu bản chụp, đổi chính sách làm sai đặt phòng cũ.
- Phạt theo chính sách hiện tại thay vì chính sách lúc khách đặt.
- Tự hủy đặt phòng khi khách chưa tới giờ cắt thực tế.
- Áp chính sách nội bộ cho đặt phòng OTA.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Operations, chính sách khai thành bản mẫu gắn hạng giá, lưu bản chụp khi đặt, đề xuất phí hủy và no-show để người có quyền xác nhận. Hạn cọc, giờ cắt chỉ cảnh báo, không tự hủy.