Tình huống xảy ra thế nào?
Khách người nước ngoài trả bằng tờ 100 đô la. Hoặc khách đoàn muốn trả bằng euro. Folio ghi 8.400.000 đồng. Lễ tân phải quyết định tỷ giá, tiền thối bằng gì, và ghi sao cho không lẫn vào két VND.
Điểm dễ sai nhất là quy đổi theo tỷ giá khác nhau giữa các lần thu và sau đó không giải thích được chênh lệch cuối ca.
Ai quyết định?
Quản lý hoặc kế toán đặt tỷ giá áp dụng trong ngày và phạm vi nhận ngoại tệ. Lễ tân chỉ áp dụng. Nếu khách sạn có chính sách không nhận ngoại tệ, phải thông báo ở quầy và trên trang đặt phòng.
Các bước xử lý
- Xác nhận khách sạn có chính sách nhận loại ngoại tệ này.
- Nhập số ngoại tệ khách đưa và tỷ giá áp dụng. Phần mềm ra số VND quy đổi.
- Đối chiếu số quy đổi với số phải thu trên folio. Phần dư hay thiếu xử lý theo chính sách: thối bằng VND hoặc ghi lại.
- In biên nhận ghi cả hai số.
- Cuối ca, đếm ngoại tệ theo từng mã tiền, ghi vào chốt két riêng.
- Chênh lệch tính trên từng mã tiền, không quy đổi.
Ghi vết gì?
- Mã tiền, số tiền ngoại tệ, tỷ giá, số quy đổi.
- Người thu, giờ, phòng.
- Tiền thối và hình thức.
- Số đếm ngoại tệ cuối ca và chênh lệch theo từng mã.
Sai ở đâu thường gặp?
- Dùng tỷ giá miệng, không ghi lại.
- Gộp ngoại tệ vào két VND.
- Nhận ngoại tệ mà không rõ chính sách khách sạn và quy định hiện hành.
- Thối bằng ngoại tệ khác loại khi không có nguồn.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Operations, folio giữ VND, còn ô số ngoại tệ và tỷ giá nhập tay cho ra số quy đổi, ghi cả hai số. Chốt két ngoại tệ làm riêng cho từng mã tiền gồm đầu ca, thu trong ca, lý thuyết, đếm được, chênh lệch, không quy đổi vào số VND.
Xem bài thu ngoại tệ và bài chốt két, quỹ đầu ca và chênh lệch.