Tình huống xảy ra thế nào?
Ba ngày sau khi trả phòng, khách nhắn xin hóa đơn đứng tên công ty, hoặc báo hóa đơn nhận được sai mã số thuế. Folio đã đóng, có thể đã lên hóa đơn hoặc chưa.
Đây là việc nhỏ nhưng dễ gây rối: nếu khách sạn xử lý không có quy trình thì mỗi lần là một lần mở lại folio và nhờ kế toán nhớ.
Ai quyết định?
Lễ tân tiếp nhận và ghi yêu cầu. Kế toán xác nhận có phát hành được hay không, phát hành hoặc điều chỉnh. Mở lại folio khi cần là quyền của vai trò theo thời hạn khách sạn đặt.
Các bước xử lý
- Xác minh khách: tên, mã đặt phòng, ngày ở, hình thức thanh toán.
- Hỏi thông tin hóa đơn: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, email nhận, nội dung gộp hay chi tiết.
- Ghi yêu cầu hóa đơn vào lượt ở, kèm ghi chú nguồn: khách gửi sau khi đi.
- Kế toán kiểm tra hóa đơn đã phát hành chưa. Chưa phát hành thì lập mới. Đã phát hành mà sai thì xử lý theo quy trình điều chỉnh.
- Cần sửa folio để khớp: người có quyền mở lại folio, sửa bằng điều chỉnh, đóng lại.
- Gửi hóa đơn cho khách và lưu bằng chứng gửi.
Ghi vết gì?
- Ngày và kênh khách yêu cầu, thông tin khách gửi.
- Người ghi yêu cầu, người phát hành, giờ phát hành.
- Nếu mở lại folio: người, giờ, lý do.
- Nếu điều chỉnh hóa đơn: số hóa đơn cũ, lý do, người xác nhận.
Sai ở đâu thường gặp?
- Lễ tân tự nhờ nhà cung cấp phát hành mà không báo kế toán.
- Sửa folio khi khoản đã lên hóa đơn.
- Không lưu thông tin hóa đơn của khách, lần sau hỏi lại từ đầu.
- Hứa với khách thời hạn mà chưa hỏi kế toán.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Essential, lễ tân chỉ ghi yêu cầu hóa đơn và kế toán phát hành sau check-out, yêu cầu sửa được đến khi phát hành. Khoản đã lên hóa đơn không hủy, không chuyển được, và điều chỉnh tự sinh yêu cầu điều chỉnh hóa đơn cho kế toán. Kết nối trực tiếp với nhà cung cấp hóa đơn điện tử thuộc gói Enterprise.
Xem bài hóa đơn điện tử với khách sạn.