Chuyển phí dùng khi nào?
Khi người trả không phải người ở. Ba tình huống phổ biến:
- Công ty trả phòng, khách tự trả phần phát sinh cá nhân.
- Đoàn trả chung: trưởng đoàn hoặc công ty lữ hành trả phòng và ăn sáng, từng khách tự trả minibar.
- Chia hóa đơn giữa nhiều người cùng ở một phòng.
Folio chính và folio con
Folio chính (master folio) là tài khoản chung. Folio con (window) là các cột trong cùng lượt ở, mỗi cột dành cho một người trả. Khi có chuyển phí, folio của khách hiện thêm cột folio con để thấy khoản nào đã đi đâu.
Folio chính của đoàn thường nằm ở khối giữ chỗ, folio công ty gắn với hồ sơ công ty.
Quy tắc chuyển phí (routing) hoạt động thế nào?
Quy tắc khai theo mã giao dịch: khoản mang mã nào thì đi về folio nào. Ví dụ:
- 1000 Tiền phòng, ăn sáng chuyển sang folio công ty.
- 2100 Minibar, 3000 Giặt là ở lại folio khách.
Đặt quy tắc một lần khi tạo đặt phòng, mọi khoản ghi về sau tự đi đúng chỗ. Nhờ vậy lễ tân và buồng phòng ghi minibar không cần biết ai trả.
Chuyển tay từng khoản khi nào?
Khi khoản đã ghi vào sai folio hoặc phát sinh ngoại lệ. Có thể chuyển cả folio hoặc từng khoản sang folio con khác hay sang lượt ở khác, không chia, chia theo số tiền hoặc theo phần trăm.
Nguyên tắc ghi: một dòng âm ở nơi đi, một dòng dương ở nơi đến, hai dòng liên kết nhau và giữ ngày doanh thu gốc. Không chuyển giữa các khách sạn khác nhau.
Công ty trả thì khi trả phòng thế nào?
Khách chỉ thanh toán phần còn lại ở folio của mình. Phần của công ty chuyển thành công nợ để theo dõi riêng. Xem bài về công nợ công ty, đại lý và tuổi nợ. Với OTA thu hộ, phần OTA chưa trả cũng là công nợ, tách khỏi phần khách trả.
Sai ở đâu thường gặp?
- Quên đặt quy tắc từ đầu, cuối kỳ phải chuyển tay hàng trăm khoản.
- Chuyển nhầm cả minibar sang công ty.
- Chuyển mà không giữ ngày doanh thu gốc, báo cáo ngày lệch.
- Đoàn trả phòng mà folio con của từng khách chưa đóng.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Operations, folio chung cho đoàn và công ty dùng quy tắc chuyển phí theo mã giao dịch. Folio hiện cột folio con, chuyển khoản chia được theo số tiền hoặc phần trăm và giữ ngày doanh thu gốc. Phần công ty chưa trả chuyển sang công nợ, xem ở gói Management.