Hai tình huống khác nhau
- Còn dư: khách đã đặt cọc hoặc trả trước nhiều hơn số phải trả. Ví dụ khách trả trước, rồi rút ngắn kỳ ở.
- Còn nợ: khách rời đi mà folio chưa cân, vì chưa trả đủ, vì phát sinh sau khi đi, hoặc vì phần công ty chưa trả.
Cả hai đều phải ghi đúng, không dồn vào “điều chỉnh” cho đẹp số.
Nguyên tắc: ghi đúng sự việc
Phần mềm vận hành không hạch toán kế toán, nhưng phải ghi rõ sự việc:
- Khoản phí là doanh thu.
- Khoản thu tiền là thanh toán.
- Khoản chuyển cho công ty, đại lý là công nợ.
- Khoản hoàn lại cho khách là hoàn tiền.
Bốn loại này là bản ghi riêng, không lẫn vào nhau. Nhờ đó nhìn vào folio và báo cáo ai cũng hiểu tiền đã đi đâu.
Khách trả dư thì làm gì?
- Hoàn phần dư ngay nếu khách còn ở quầy, bằng hình thức khách đã trả.
- Ghi một dòng hoàn tiền: số tiền, hình thức, người thực hiện, lý do.
- Nếu hoàn muộn hoặc khách chưa nhận, ghi nhận thành khoản phải trả khách để theo dõi.
Tiền cọc cần phân biệt “cọc bảo đảm” với “trả trước” để xử lý hóa đơn đúng. Điểm này cần kế toán xác nhận.
Khách còn nợ khi đi thì làm gì?
Có ba lựa chọn, tùy chính sách:
- Thu nốt trước khi khách rời quầy (cách tốt nhất).
- Chuyển thành công nợ nếu có công ty hoặc đại lý chịu trách nhiệm.
- Ghi thành khoản phải thu của khách cá nhân, có theo dõi và thông tin liên hệ.
Nếu khách đi mà chưa trả phòng trên sổ, đó là sai lệch loại Skip, cần lễ tân xử lý.
Phí phát sinh sau khi khách đã đi
Ví dụ phiếu nhà hàng đến muộn, minibar phát hiện sau, hư hỏng thấy khi dọn. Hệ thống lớn cho phép ghi phí sau khi đi (post stay charging): tài khoản mở thêm đến hết ngày hoặc một số ngày cấu hình để nhận phí đến muộn, không chặn kiểm toán đêm và có báo cáo theo dõi.
Khoản ghi phải có nhãn riêng, cần quyền riêng, ghi vết ai ghi lúc nào. Mở lại folio nên giới hạn theo vai trò và có lý do mỗi lần.
Sai ở đâu thường gặp?
- Để số dư treo trên folio đã đóng.
- Xóa khoản nợ của khách “vì nhỏ” mà không ghi gì.
- Cho ai cũng mở lại folio được, không ghi lý do.
- Không lưu thông tin liên hệ của khách đi còn nợ.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Operations, hoàn tiền là dòng thanh toán riêng, ghi phí sau khi đi cần quyền và có nhãn riêng, mở lại folio theo thời hạn của vai trò, mỗi lần ghi người, giờ, lý do. Gói Management thêm công nợ và bảng tuổi nợ để theo dõi phần chưa thu.