Tình huống xảy ra thế nào?
Đối tác công ty đã ở nhiều lần trong quý. Mỗi lần folio chuyển sang công nợ khi khách trả phòng. Đến cuối tháng, tổng nợ vượt hạn thanh toán trong hợp đồng nhưng chưa thấy chuyển khoản.
Điều khiến việc này bị bỏ qua là mỗi khoản nhỏ, nhưng cộng lại thành số lớn. Và người đặt phòng thường là thư ký hay trợ lý, không phải người quyết định thanh toán.
Ai quyết định?
Kế toán hoặc giám đốc kinh doanh theo dõi và liên hệ. Quản lý khách sạn quyết định có tiếp tục nhận đặt phòng của đối tượng này. Lễ tân chỉ cần biết trạng thái để báo khi có đặt phòng mới.
Các bước xử lý
- Mở danh sách công nợ theo đối tượng, xem tuổi nợ từng khoản.
- Xuất bảng kê PDF hoặc Excel, gửi cho đối tượng kèm đầu mối liên hệ tài chính.
- Nhắc theo mốc: sắp đến hạn, quá hạn một tuần, quá hạn một tháng. Ghi lại mỗi lần liên hệ.
- Đối chiếu khi đối tượng báo đã chuyển khoản: tìm khoản tương ứng, ghi nhận đã thu, đính chứng từ.
- Quá ngưỡng: báo quản lý quyết định thu trước cho các đặt phòng mới hoặc tạm dừng.
- Khoản có tranh chấp: ghi rõ lý do và người xử lý, không để lẫn với khoản đến hạn bình thường.
Ghi vết gì?
- Từng khoản: folio gốc, ngày phát sinh, hạn thanh toán, số tiền.
- Các lần gửi bảng kê và nhắc nợ: ngày, kênh, người.
- Ghi nhận thu: số tiền, ngày, chứng từ, khoản được khớp.
- Quyết định tạm dừng hoặc thu trước và người quyết định.
Sai ở đâu thường gặp?
- Không ai phụ trách theo dõi công nợ hằng tuần.
- Gửi bảng kê tổng hợp mà không ghi rõ từng folio, nên đối tượng không đối chiếu được.
- Ghi nhận thu không kèm chứng từ.
- Tiếp tục nhận đặt phòng mới của đối tượng đã quá hạn nhiều tháng.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Management, TingHotel có danh sách công nợ theo công ty, đại lý, OTA, mỗi khoản gắn với folio gốc, ngày phát sinh và hạn thanh toán. Bảng tuổi nợ bốn cột và bảng kê PDF hoặc Excel gửi đối tượng. Ghi nhận đã thu khớp từng khoản hoặc trừ dần, đính chứng từ.
Xem bài công nợ công ty, đại lý và tuổi nợ.