Mã giao dịch là gì?
Mỗi khoản ghi vào folio đều mang một mã giao dịch (transaction code). Mã cho biết khoản đó là gì, thuộc nhóm doanh thu nào và đi theo thuế suất nào. Tiền phòng do kiểm toán đêm ghi mỗi đêm, minibar do buồng phòng ghi, ăn uống do nhà hàng ghi, đều qua mã giao dịch.
Một mã giao dịch gồm những thuộc tính nào?
- Mã số và tên, ví dụ 1000 Tiền phòng.
- Nhóm doanh thu: lưu trú, ăn uống, dịch vụ, hàng bán, thu hộ, chi hộ.
- Cách ghi tiền: doanh thu của khách sạn, doanh thu điểm bán nội bộ, bán lại dịch vụ đối tác, thu hộ đối tác hoặc chi hộ.
- Nhóm thuế, để áp thuế suất đúng.
- Tài khoản kế toán để kế toán ánh xạ khi lấy dữ liệu.
- Mã điều chỉnh đi kèm.
Danh mục mẫu trông thế nào?
Một danh mục khởi đầu thường có: 1000 Tiền phòng, 1010 Phụ thu người thêm, 2000 Nhà hàng, 2100 Minibar, 3000 Giặt là, 3100 Đưa đón, 3900 Dịch vụ khác, 9000 Chi hộ. Đây chỉ là mẫu, khách sạn khai theo nhu cầu của mình.
Vì sao mỗi mã có mã điều chỉnh riêng?
Khi khoản cần sửa hoặc giảm, hệ thống ghi một dòng mới vào mã điều chỉnh của mã gốc (ví dụ 1050 cho 1000). Cách này giúp:
- Theo dõi riêng hoàn trả, giảm trừ và sửa sai.
- Đối soát với các điểm bán nối qua giao diện.
- Giữ doanh thu gốc nguyên vẹn để báo cáo không bị ghi đè.
OPERA áp dụng cơ chế này: mỗi mã giao dịch gốc khai một mã điều chỉnh, và khi điều chỉnh thì thuế, phí phục vụ đi kèm tự điều chỉnh theo.
Mã giao dịch liên quan thế nào đến báo cáo?
Cuối ngày kinh doanh, hệ thống chụp doanh thu theo mã giao dịch và thuế suất. Chuẩn USALI còn yêu cầu tách doanh thu gói, ví dụ tiền phòng kèm ăn sáng phải thành hai dòng thuộc hai nhóm doanh thu. Xem bài về gói kèm ăn sáng.
Sai ở đâu thường gặp?
- Gộp nhiều loại phí vào một mã “Dịch vụ khác”, không tách được doanh thu.
- Đổi mã số khi đã có giao dịch, làm lệch lịch sử.
- Không khai mã điều chỉnh, điều chỉnh lẫn vào doanh thu gốc.
- Nhầm nhóm thuế của mã, thuế tính sai hàng loạt.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Khách sạn khai danh mục mã giao dịch trong phần cấu hình thu ngân và thuế, với mẫu có sẵn để sửa. Mỗi mã có một mã điều chỉnh độc lập, mã đã phát sinh giao dịch không xóa hay đổi mã số. Cuối ngày, doanh thu theo mã giao dịch và thuế suất xuất ra CSV cho kế toán.