Tình huống xảy ra thế nào?
Khách phòng 305 gọi món lúc tối, phiếu ghi sang phòng 503. Hoặc lễ tân nhập 1.500.000 thay vì 150.000 cho dịch vụ giặt. Phát hiện lúc khách xem folio hoặc lúc kiểm toán đêm.
Ghi nhầm xảy ra hằng ngày. Điều quan trọng là xử lý sao cho số cuối đúng và lịch sử đủ để giải thích.
Ai quyết định?
Lễ tân hủy hoặc chuyển trong hạn mức của mình. Khoản vượt hạn mức, hoặc đã sau kiểm toán đêm, cần trưởng ca hoặc quản lý. Folio đã đóng cần người có quyền mở lại.
Các bước xử lý
- Xác định loại nhầm: nhầm phòng, nhầm số tiền, nhầm mã giao dịch, hay trùng lặp.
- Nếu còn trong ngày kinh doanh: hủy khoản đã ghi, ghi lại đúng.
- Nếu đã qua kiểm toán đêm: dùng điều chỉnh. Nhầm phòng thì chuyển khoản sang folio đúng.
- Ghi lý do ngắn nhưng đủ để người khác đọc hiểu.
- Vượt hạn mức: gửi duyệt.
- Folio đã đóng: người có quyền mở lại theo thời hạn của vai trò, sửa, đóng lại. Mỗi lần mở lại ghi người, giờ, lý do.
- Khoản đã lên hóa đơn: điều chỉnh vẫn ghi được, phần mềm tạo yêu cầu điều chỉnh hóa đơn cho kế toán.
- Báo khách nếu khách đã nhìn thấy khoản sai.
Ghi vết gì?
- Khoản gốc, người ghi, giờ.
- Thao tác sửa, người làm, lý do.
- Người duyệt nếu vượt hạn mức.
- Yêu cầu điều chỉnh hóa đơn nếu có.
Sai ở đâu thường gặp?
- Xóa dòng hoặc tìm cách sửa thẳng khoản gốc.
- Lý do chung chung như “sai” hay “nhầm”, sau này không giải thích được.
- Chuyển sang folio đúng nhưng không báo nhân viên phòng đó, nên khách bị tính hai lần.
- Điều chỉnh sau khi hóa đơn đã phát hành mà không báo kế toán.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Operations, mọi thao tác sửa đều là thêm dòng mới, dòng gốc giữ nguyên và lý do bắt buộc. Hạn mức theo vai trò do khách sạn đặt, vượt thì chờ duyệt. Folio đã đóng mở lại theo thời hạn của vai trò, và khoản đã lên hóa đơn bị khóa nhưng vẫn điều chỉnh được kèm yêu cầu cho kế toán.
Xem bài sửa folio ghi nhầm: hủy, điều chỉnh, chuyển khoản.