Vì sao cần hợp đồng bảo trì rõ ràng?
Khi thang máy dừng giữa đêm hay điều hòa trung tâm hỏng đúng ngày đông khách, điều quyết định là nhà thầu có đến kịp không. Nếu hợp đồng chỉ ghi chung chung, không ai đòi được gì.
Hợp đồng tốt ghi phạm vi, danh sách tài sản, tần suất bảo trì, thời gian phản hồi, thời gian xử lý và vật tư bao gồm hay không.
Các thông tin nên có
| Thông tin | Ý nghĩa |
|---|---|
| Phạm vi | Hạng mục nào nhà thầu chịu trách nhiệm |
| Tài sản thuộc hợp đồng | Danh sách mã tài sản để tạo phiếu đúng nhà thầu |
| Thời gian phản hồi | Bao lâu kể từ khi báo thì nhà thầu có mặt hoặc trả lời |
| Thời gian xử lý | Bao lâu thì hoàn thành hoặc có giải pháp tạm |
| Đầu mối liên hệ | Người nhận khi khẩn cấp ngoài giờ |
Xem bài quản lý tài sản và bảo hành.
Làm việc qua đầu mối
Nhà thầu không cần tài khoản trong phần mềm. Một người của khách sạn là đầu mối, nhận phiếu, gọi nhà thầu, cập nhật tiến độ và ghi thuê ngoài kèm tên nhà thầu. Cách này đơn giản và ít rủi ro về phân quyền.
Biên bản của nhà thầu đính kèm vào phiếu và vào mục tuân thủ tương ứng, để khi thanh tra có hồ sơ.
Đối chiếu cam kết với thực tế
Mỗi phiếu ghi thời điểm báo, nhận, bắt đầu và xong. Cuối kỳ, so thời gian thực tế với cam kết theo từng nhà thầu. Nếu trễ nhiều lần, đó là dữ liệu để đàm phán lại hợp đồng hoặc đổi nhà thầu.
Xem bài chỉ số kỹ thuật và chỉ số kho.
Sai ở đâu thường gặp?
- Hợp đồng không ghi tài sản nên phát sinh tranh cãi.
- Không ghi thời gian báo nên không chứng minh được nhà thầu trễ.
- Nghiệm thu phiếu nhà thầu bằng lời, không có người xác nhận.
- Để biên bản ở email cá nhân, mất khi người phụ trách nghỉ.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Pro, TingHotel lưu hợp đồng bảo trì với phạm vi, tài sản và thời gian phản hồi cam kết, gợi ý nhà thầu khi tạo phiếu, ghi thời gian thực tế và đính biên bản. TingHotel chỉ cung cấp số liệu để đối chiếu, không tự tính phạt.
Xem bài phiếu công việc: từ báo hỏng tới nghiệm thu.