Kỹ thuật khách sạn gồm những dòng việc nào?
Có ba dòng việc, mỗi dòng nhịp khác nhau:
- Sửa chữa: phát sinh khi có báo hỏng, từ buồng phòng, khách, lễ tân hoặc cảnh báo của thiết bị.
- Bảo trì định kỳ: chạy theo lịch, ví dụ vệ sinh điều hòa theo quý.
- Tuân thủ: hạng mục có hạn do quy định, như hệ thống PCCC, kiểm định thang máy và bình chịu áp lực, đo chống sét và nối đất, vệ sinh và xét nghiệm nước.
Ba dòng này có chung một khung: có đối tượng (phòng, thiết bị, khu chung), có hạn, có người làm, có người nghiệm thu, có dấu vết.
Phiếu công việc đi qua những bước nào?
Báo hỏng, nhận việc, làm, xong, nghiệm thu. Người báo được thông báo khi xong, nếu thấy chưa ổn thì bấm để mở lại phiếu.
Một phiếu tốt ghi: vị trí, thiết bị nếu xác định được, hạng mục (điện, nước, điều hòa, đồ gỗ), mô tả ngắn, ảnh. Khi xong ghi thêm nguyên nhân, việc đã làm, vật tư đã dùng, ảnh sau và thời gian thực hiện.
Nghiệm thu phiếu theo mức nào?
Mỗi hạng mục có mức nghiệm thu yêu cầu, mỗi người có cấp nghiệm thu. Một cách phân mức phổ biến:
- Mức 0: xong là đóng, như thay pin điều khiển, thay bóng đèn.
- Mức 1: sửa nhỏ trong phòng, người làm tự xác nhận kèm ảnh.
- Mức 2: điều hòa, bình nóng lạnh, thiết bị điện trong phòng, rò nước. Phải người khác xác nhận.
- Mức 3: tủ điện, gas, PCCC, thang máy, việc của nhà thầu.
Đây là mẫu, khách sạn tự điều chỉnh. Có những trường hợp tự nâng mức: sửa phòng đang OOO hoặc OOS, việc do nhà thầu làm, hoặc phiếu bị gắn cờ lỗi lặp.
Khi nào đặt phòng OOO, và gỡ khi nào?
Kỹ thuật gợi ý, người có quyền xác nhận. OOO bắt buộc có lý do và ngày dự kiến xong. Khi mọi phiếu của phòng đã nghiệm thu, hệ thống nhắc gỡ OOO chứ không tự gỡ. Gỡ xong, buồng phòng dọn và nghiệm thu ở mức tối thiểu 2 trước khi phòng được bán lại.
Hai tình huống cần cảnh báo mạnh: OOO quá ngày dự kiến, và đặt OOO vào ngày phòng đã được xếp cho một đặt phòng.
Bảo trì định kỳ nên chạy theo lịch hay theo giờ chạy?
Thông lệ ngành là bảo trì phòng theo quý, có khoảng hạn, ví dụ cộng trừ 7 ngày quanh mốc. Gợi ý xếp vào lúc phòng trống để không làm phiền khách. Giờ chạy thiết bị như quạt điều hòa nên chỉ coi là số liệu tham khảo, không dùng thay lịch.
Quá hạn chỉ cảnh báo, không chặn nghiệp vụ.
Lịch tuân thủ nên ghi những gì?
Với mỗi hạng mục: căn cứ pháp lý, đối tượng, chu kỳ, lần làm gần nhất, đơn vị thực hiện, biên bản hoặc giấy chứng nhận, ngày hết hạn. Nhắc trước hạn, mặc định 30 và 7 ngày.
Chu kỳ phải lấy từ văn bản hiện hành tại thời điểm áp dụng. Bài này cố ý không nêu số liệu chu kỳ vì cần đối chiếu từng quy định, ví dụ Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ và các nghị định hướng dẫn.
Nhà thầu kỹ thuật làm việc thế nào?
Nhà thầu thường làm qua một đầu mối nội bộ, là kỹ thuật viên hoặc quản lý cầm phiếu và thuê ngoài. Phiếu ghi tên nhà thầu và nghiệm thu tối thiểu mức 2. Với tài sản thuộc hợp đồng bảo trì, nên có sẵn phạm vi và thời gian phản hồi cam kết để so với thực tế.
Sai ở đâu thường gặp?
- Sửa xong không nghiệm thu, phòng bán lại rồi hỏng tiếp.
- Cùng lỗi lặp nhiều lần mà không ai thấy.
- Lịch tuân thủ nằm trong sổ giấy, hết hạn mới biết.
- Phòng OOO quên gỡ, mất doanh thu.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
TingHotel dùng chung bộ máy việc với buồng phòng, nên phiếu kỹ thuật có đủ ảnh, nghiệm thu theo mức, cờ lỗi lặp và gắn với OOO, OOS. Cảnh báo từ RCU có thể tự sinh phiếu. Lịch tuân thủ và bảo trì định kỳ nhắc trước hạn trên cùng một tổng quan.