Phòng phải chuyển OOO đột xuất khi đã có đặt phòng

Tình huống xảy ra thế nào?

Buổi chiều, kỹ thuật phát hiện ống nước trong phòng 1206 rò, cần sửa vài ngày. Phòng này đã xếp cho khách đến tối nay và một đặt phòng khác vào cuối tuần.

Nếu chỉ đặt OOO mà không ai nhìn lại đặt phòng, khách sẽ đến và phát hiện phòng của họ không dùng được.

Ai quyết định?

Kỹ thuật đề nghị OOO. Người có quyền, thường là quản lý hoặc trưởng ca, xác nhận. Lễ tân xử lý các đặt phòng bị ảnh hưởng.

Các bước xử lý

1. Đặt OOO kèm lý do và ngày dự kiến xong. Đây là bước bắt buộc.
2. Phần mềm cảnh báo các đặt phòng đã xếp vào phòng đó trong khoảng OOO, đưa vào khay cần xem lại.
3. Lễ tân xem từng đặt phòng: tìm phòng thay thế cùng hạng hoặc cao hơn.
4. Đổi phòng cho khách đến. Nếu phải hạ hạng, báo trước và xin xác nhận.
5. Cập nhật thẻ, mốc cần sẵn sàng, thông tin lưu trú nếu cần.
6. Theo dõi tiến độ sửa. Quá ngày dự kiến thì phần mềm báo, kiểm tra hôm sau còn đặt phòng nào xếp vào.
7. Khi sửa xong và nghiệm thu, gỡ OOO. Phòng sinh việc dọn và nghiệm thu tối thiểu mức 2.

Ghi vết gì?

• Lý do OOO, ngày dự kiến, người đặt, người xác nhận.
• Danh sách đặt phòng bị ảnh hưởng và phương án cho từng cái.
• Khách nào đã được báo trước, bằng kênh gì.
• Ngày gỡ thực tế so với dự kiến.

Sai ở đâu thường gặp?

• Đặt OOO nhưng không ai xem khay cần xem lại.
• Để khách đến mới đổi phòng.
• Đổi sang phòng hạng thấp hơn mà không báo.
• Không cập nhật ngày dự kiến khi sửa kéo dài.

TingHotel hỗ trợ thế nào?

Ở gói Essential, OOO bắt buộc lý do và ngày dự kiến, trừ tồn khác với OOS. Đặt OOO vào ngày đã có đặt phòng xếp thì cảnh báo, đưa đặt phòng vào khay cần xem lại và không chặn. Quá ngày dự kiến thì báo lễ tân và quản lý, cảnh báo mạnh nếu hôm sau có đặt phòng xếp vào. Gỡ OOO là nhắc, không tự gỡ.

Xem bài đặt và gỡ OOO.