Check-in gồm những việc nào?
Trình tự thông lệ ở khách sạn Việt Nam:
- Chào khách, tìm đặt phòng, hoặc tạo đặt phòng cho khách vãng lai.
- Kiểm giấy tờ. Quét hoặc chụp rồi trả lại ngay, không giữ căn cước.
- Khách ký phiếu đăng ký, xác nhận giá, ngày đi, chính sách và thông báo xử lý dữ liệu cá nhân.
- Thu cọc hoặc tạm giữ thẻ.
- Gán phòng.
- Cấp thẻ phòng, hạn đến giờ trả phòng.
- Giới thiệu dịch vụ.
- Lập thông báo lưu trú và theo dõi đến khi gửi xong.
Trình tự này là thông lệ, các bước pháp lý có căn cứ riêng. Xem bài về nghĩa vụ pháp lý hằng ngày.
Bước nào nên bắt buộc?
Một nguyên tắc thiết kế đáng nhớ: chỉ bắt buộc điều gì ảnh hưởng số liệu hoặc pháp lý. Trong check-in, đó là lượt ở được gán vào một phòng, vì từ đó phòng mới tính là có khách và tồn phòng mới đúng.
Mọi việc còn lại là danh sách kiểm tra, không bắt buộc. Lễ tân có thể bấm hoàn tất ngay khi quầy đông, mục còn thiếu tiếp tục hiện trên lượt ở để làm bù. Riêng thông báo lưu trú có đếm ngược tới hạn.
Danh sách kiểm tra gồm những mục nào?
- Giấy tờ khách đã nhập hoặc quét.
- Phiếu đăng ký đã ký (điện tử hoặc in ký tay rồi chụp).
- Thông báo xử lý dữ liệu cá nhân và ghi nhận đồng ý.
- Cọc hoặc tạm giữ thẻ.
- Thẻ phòng đã cấp: số thẻ, hạn.
- Thông báo lưu trú.
Một số khách sạn thêm mục riêng như tần suất dọn phòng khách chọn.
Khi hoàn tất check-in, điều gì xảy ra?
Lượt ở chuyển sang đang ở, trục lưu trú của phòng đổi, phòng vào danh sách thông báo lưu trú cần gửi. Với phòng có RCU, phần mềm gửi trạng thái Check-in xuống RCU. RCU tự chuyển sang chế độ có khách khi thẻ khách cắm lần đầu và chạy ngữ cảnh chào khách theo cấu hình.
Giao thức FIAS giữa PMS và hệ ngoại vi cũng có bản tin check-in (GI) và check-out (GO) cho đúng mục đích này.
Check-in cho đoàn khác thế nào?
Danh sách khách nhập trước, giấy tờ lấy từ danh sách. Check-in làm hàng loạt theo khối giữ chỗ, thay vì từng phòng. Đoàn nhận phòng muộn là rủi ro lớn nhất về thông báo lưu trú vì mức phạt tăng theo số khách, nên cần nhắc hạn cho đoàn trước.
Sai ở đâu thường gặp?
- Bắt buộc quá nhiều bước, lễ tân bỏ qua cả phần mềm và ghi giấy.
- Không có chỗ nhìn mục còn thiếu, thiếu giấy tờ thì không ai biết.
- Giữ căn cước của khách làm bảo đảm.
- Cấp thẻ mà không ghi vào lượt ở, sau này không truy vết được.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Essential, check-in là một màn gọn với danh sách kiểm tra bên cạnh. Chỉ gán phòng là bắt buộc, mục thiếu tiếp tục hiện trên lượt ở, và thông báo lưu trú đếm ngược đến hạn. Hoàn tất check-in gửi trạng thái xuống RCU để chạy ngữ cảnh chào mừng. Gói Pro thêm check-in cả đoàn.