Giao ca lễ tân là gì?
Lễ tân làm việc 24/24 theo ca, nên lúc chuyển ca là điểm dễ mất thông tin nhất. Giao ca là quy trình để thông tin, tiền và vật dụng đi từ người này sang người kia mà không rơi mất.
Khách sạn thường chia ba ca, ví dụ 06:00-14:00, 14:00-22:00 và 22:00-06:00. Giờ ca do từng nơi đặt.
Phải bàn giao những gì?
- Việc chưa xong: khách yêu cầu chưa làm, cuộc gọi chưa gọi lại.
- Khách đặc biệt: VIP sắp đến, khách có yêu cầu riêng, khách phàn nàn.
- Sự cố: phòng hỏng, cảnh báo còn mở, sai lệch chưa kết luận.
- Tiền: quỹ, tiền mặt, ngoại tệ, các khoản chờ xác nhận. Xem bài về chốt két.
- Thẻ và chìa: thẻ master, thẻ trắng còn trong ngăn, thẻ khách chưa thu.
- Nghĩa vụ: thông báo lưu trú chưa gửi, no-show chờ xác nhận.
Sổ giao ca điện tử khác sổ giấy thế nào?
Sổ điện tử cho ba điều mà sổ giấy khó làm:
- Gắn với đối tượng: ghi chú gắn được với phòng, khách hoặc việc, nên mở phòng là thấy ghi chú.
- Xác nhận đã đọc: ghi chú quan trọng bắt buộc người ca sau xác nhận. Người viết thấy ai đã đọc.
- Tự tổng hợp: tóm tắt đầu ca và báo cáo cuối ca tự sinh, không phải tự gom tay.
Sổ giao ca điện tử nên dùng chung nhiều bộ phận (lễ tân, buồng phòng, kỹ thuật), mỗi ghi chú có nhãn bộ phận.
Tóm tắt đầu ca gồm những gì?
Đầu ca, lễ tân cần trả lời ngay: hôm nay ai đến, ai đi, phòng nào sẵn sàng, việc tồn từ ca trước, quỹ có khớp biên bản không. Phần mềm tốt gom các mục này thành một trang: VIP sắp đến, phòng OOO hoặc OOS, DND kéo dài, việc tồn, người vắng, ghi chú quan trọng chưa đọc.
Báo cáo cuối ca gồm những gì?
Việc đã xong, việc đã clear kèm lý do, việc tồn chuyển sang ca sau, thẻ chưa trả, đồ thất lạc ghi nhận trong ca. Báo cáo này là bằng chứng nếu có tranh cãi về việc ca nào để sót.
Sai ở đâu thường gặp?
- Chỉ nói miệng, không ghi.
- Ghi chú dài, không đánh dấu cái nào quan trọng.
- Không xác nhận đã đọc, sau đó tranh cãi ai biết.
- Giao ca đúng giờ nên không kịp kiểm tiền, chênh lệch không rõ của ai.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Operations, TingHotel có sổ giao ca điện tử gắn với phòng, khách, việc, ghi chú quan trọng bắt buộc xác nhận đã đọc, tóm tắt đầu ca và báo cáo cuối ca tự sinh. Phần tiền đi theo bước chốt két trong màn giao ca lễ tân, các bước đều bỏ qua được và không khóa giao dịch.