Ba thay đổi này khác nhau thế nào?
- Đổi phòng: khách chuyển sang phòng khác trong cùng lượt ở.
- Gia hạn: khách ở thêm, ngày đi lùi lại.
- Trả phòng sớm: khách đi trước ngày đi dự kiến.
Cả ba thay đổi lượt ở đang diễn ra, nên hệ thống phải cập nhật nhiều nơi cùng lúc.
Đổi phòng cần làm gì?
Bắt buộc duy nhất: chọn phòng mới. Các việc còn lại là danh sách kiểm tra:
- Cấp lại thẻ phòng, hủy thẻ cũ.
- Chuyển phí nếu đổi hạng giá hoặc loại phòng.
- Đối chiếu lại thông tin lưu trú nếu quy định địa phương yêu cầu.
Tác động phía sau: phòng cũ chuyển sang bẩn và sinh việc kiểm tra (minibar, hư hỏng, đồ thất lạc) rồi dọn. Phòng mới nhận khách. Với RCU, phòng cũ về Trống, phòng mới sang Check-in.
Gia hạn cần kiểm tra gì?
- Đêm thêm còn phòng cho loại phòng đó không.
- Có vượt hạn mức kênh bán không, nếu khách đặt qua kênh có hạn mức.
- Thu thêm cọc nếu chính sách yêu cầu.
- Kéo hạn thẻ phòng.
Phòng đang ở trạng thái “sắp đi” chuyển thành “ở tiếp”. Nếu phòng đã được xếp cho khách đến sau, đặt phòng đó vào khay cần xem lại của lễ tân để đổi phòng.
Trả phòng sớm xử lý thế nào?
Khách đổi ngày đi sớm hơn, rồi đi theo luồng check-out bình thường. Phí trả sớm, nếu có, theo chính sách của hạng giá đã lưu lúc đặt. Thuê theo giờ khác ngày: thuê giờ thường không hoàn tiền, hoàn tiền chỉ áp dụng với thuê theo ngày, tùy chính sách khách sạn.
Phòng chuyển từ ở tiếp sang phòng trả, buồng phòng nhận việc dọn trả phòng.
Thêm hoặc bớt khách thì sao?
Đây là thay đổi thứ tư thường đi cùng. Khách thêm cần giấy tờ, phụ thu người thêm nếu có, và thông báo lưu trú cho khách mới. Số khách thực tế lệch số khách ghi trên sổ là sai lệch loại Person.
Sai ở đâu thường gặp?
- Đổi phòng nhưng không hủy thẻ cũ, thẻ cũ vẫn mở được phòng cũ.
- Quên chuyển phí khi đổi hạng giá.
- Gia hạn mà không kiểm đêm thêm, phòng đã bán cho khách khác.
- Phòng cũ không được kiểm minibar trước khi dọn.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Operations, đổi phòng làm được bằng kéo thả trên lịch phòng, chỉ bắt buộc chọn phòng mới. Cấp lại thẻ và chuyển phí nằm trong danh sách kiểm tra. Phòng cũ tự sinh việc kiểm tra và dọn, RCU được cập nhật cả hai phòng. Gia hạn kiểm tồn và quỹ căn của các đêm thêm rồi cảnh báo nếu vượt.