Tình huống xảy ra thế nào?
Lúc 23 giờ, khách xuống quầy xin đổi phòng vì ồn do phòng cạnh hoặc máy móc. Khách vừa mới thấy mệt, lễ tân cần giải quyết nhanh nhưng vẫn không làm sai việc.
Phòng mới phải sẵn sàng thật sự. Nếu lễ tân đưa khách sang phòng bẩn hoặc chưa kiểm tra, vấn đề mới còn lớn hơn vấn đề cũ.
Ai quyết định?
Lễ tân hoặc trưởng ca. Đổi sang hạng cao hơn hoặc miễn phí chênh lệch cần quản lý nếu vượt mức quy định.
Các bước xử lý
- Hỏi lý do đổi phòng, ghi lại.
- Tìm phòng trống đã sạch và nghiệm thu, cùng hạng hoặc phù hợp.
- Xác nhận với khách và báo phụ phí nếu có.
- Đổi phòng: chọn phòng mới là thao tác bắt buộc.
- Cấp lại thẻ, thu thẻ cũ. Chuyển phí khi đổi hạng giá.
- Hướng dẫn hoặc cử người giúp khách chuyển đồ.
- Phòng cũ tự sinh việc kiểm tra minibar, hư hỏng, đồ thất lạc, rồi dọn. Nếu có lỗi, mở phiếu kỹ thuật và đặt OOS hoặc OOO nếu cần.
- Cập nhật thông tin lưu trú nếu có ghi số phòng.
Ghi vết gì?
- Lý do đổi, giờ đổi, người thực hiện.
- Phòng cũ và phòng mới, chênh lệch tiền nếu có.
- Phòng cũ phát hiện vấn đề gì.
- Thẻ mới cấp, thẻ cũ thu hay hủy.
Sai ở đâu thường gặp?
- Đổi sang phòng chưa nghiệm thu.
- Quên thu hoặc hủy thẻ cũ.
- Quên chuyển phí và để folio phòng cũ còn dòng.
- Không mở phiếu cho phòng cũ nên phòng có vấn đề vẫn bán tiếp.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Essential, đổi phòng là một thao tác kéo thả trên lịch phòng, việc cấp lại thẻ và chuyển phí là danh sách kiểm tra. Phòng cũ tự sinh việc kiểm tra và dọn, RCU nhận phòng cũ Trống và phòng mới Check-in. Đổi phòng có thể hoàn tác và giữ nguyên folio.
Xem bài đổi phòng, gia hạn, trả phòng sớm.
Hỏi nhanh
Đổi phòng giữa đêm tính tiền thế nào?
Theo hạng giá và quy định của khách sạn. Đổi cùng hạng thường không phát sinh. Đổi sang hạng khác thì tính chênh lệch theo giá từng đêm. Nên quy định rõ trước.
Khách đổi vì phòng có lỗi thì có tính phí không?
Không nên. Nếu lỗi thuộc khách sạn như ồn, hỏng thiết bị, đổi phòng miễn phí và mở phiếu kỹ thuật cho phòng cũ.
Có cần làm lại thông báo lưu trú không?
Nếu địa chỉ lưu trú không đổi thì thường không cần, vì vẫn cùng khách sạn. Nhưng nên kiểm tra và ghi nhận thay đổi phòng để khớp danh sách.