Vì sao cần kiểm toán đêm
Khách sạn bán theo đêm, nhưng giao dịch diễn ra liên tục: khách đến lúc 2 giờ sáng, minibar ghi lúc 23:50, nhà hàng chuyển phí sau nửa đêm. Nếu cắt ngày theo đồng hồ, doanh thu của một đêm bị chia sang hai ngày, số liệu công suất và giá bình quân không còn khớp với số phòng đã bán.
Vì vậy phần mềm khách sạn dùng ngày kinh doanh, tách khỏi ngày lịch. Ngày kinh doanh chỉ chuyển sang ngày mới khi kiểm toán đêm chạy xong. Mọi khoản phí, thống kê và báo cáo đều gắn với ngày kinh doanh, không gắn với giờ ghi.
Kiểm toán đêm còn là chốt kiểm soát: những gì sai trong ngày (khách sắp đi chưa trả phòng, khách sắp đến chưa đến, trạng thái phòng lệch) lộ ra trước khi số liệu bị đóng lại.
Các bước chuẩn
Các hệ thống PMS lớn như Oracle OPERA quy định một bộ thủ tục bắt buộc cho kiểm toán đêm. Ở mức nghiệp vụ, có thể gom thành năm bước:
- Kiểm tra trước khi chạy. Khách sắp đến chưa đến, khách sắp đi chưa trả phòng, sai lệch trạng thái phòng, thông báo lưu trú chưa gửi. Lễ tân trực đêm xử lý hoặc ghi lý do.
- Ghi tiền phòng của đêm cho mọi lượt ở đang ở, theo hạng giá và giá của ngày. Nếu hạng giá kèm ăn sáng, ghi thành hai dòng: tiền phòng và ăn sáng.
- Xử lý khách không đến. Đặt phòng đến hạn mà khách chưa đến được đề xuất no-show, phí no-show tính theo chính sách đã lưu lúc đặt.
- Cập nhật buồng phòng. Phòng có khách đến lượt dọn chuyển sang bẩn (OD), yêu cầu dọn phòng (MUR) được xóa, không làm phiền (DND) được giữ lại.
- Chụp số liệu ngày và chuyển ngày. Công suất, ADR, RevPAR, doanh thu theo mã giao dịch, thu tiền theo hình thức. Sau đó chuyển ngày kinh doanh và báo cho các hệ thống kết nối.
Giao thức FIAS giữa PMS và các hệ ngoại vi có hẳn cặp bản tin bắt đầu và kết thúc kiểm toán đêm, cho thấy đây là một sự kiện mà mọi hệ thống trong khách sạn cần biết.
Khác nhau giữa các khách sạn
- Giờ chạy. Thường sau nửa đêm, khi lượng khách đến đã ổn định. Khách sạn có nhiều khách đến muộn chạy muộn hơn.
- Chạy tay hay tự chạy. Khách sạn lớn có người trực kiểm toán đêm riêng. Khách sạn nhỏ thường để phần mềm tự chạy theo giờ và lễ tân ca sáng xử lý phần cần quyết.
- No-show. Có nơi tự hủy và ghi phí, có nơi chỉ đề xuất để người có quyền xác nhận vào sáng hôm sau.
Lỗi thường gặp
- Kiểm toán đêm không chạy mà không ai biết. Sáng hôm sau lễ tân vẫn làm việc trên ngày cũ, tiền phòng đêm qua chưa ghi. Cần một cơ chế giám sát độc lập, báo ngay khi quá giờ chưa xong.
- Chạy lại bị ghi trùng tiền phòng. Khi một bước lỗi và phải chạy lại, phần mềm phải nhận ra đêm đó đã ghi rồi.
- Sửa số liệu ngày cũ bằng cách ghi đè. Số liệu đã chốt không sửa trực tiếp. Sai thì ghi dòng điều chỉnh vào ngày mới, có lý do.
- Bỏ qua danh sách kiểm tra. Khách đã đi nhưng chưa trả phòng trên hệ thống vẫn bị ghi thêm một đêm. Tín hiệu thẻ và cửa từ phòng giúp phát hiện sớm những phòng này.