Nhận sớm và trả muộn là gì?
- Nhận phòng sớm (early check-in): khách vào phòng trước giờ nhận phòng chuẩn.
- Trả phòng muộn (late check-out): khách trả phòng sau giờ trả chuẩn.
Giờ chuẩn do khách sạn đặt. Hai yêu cầu này chiếm phòng thêm một khoảng thời gian so với dự kiến, nên thường có phụ phí.
Tính phụ phí thế nào?
Theo thông lệ, phụ phí tính theo khung giờ, mức phí và khung giờ do từng khách sạn quy định. Có nơi tính bằng số tiền cố định theo bậc, có nơi bằng phần trăm giá phòng, có nơi tính thành nửa đêm hoặc một đêm khi vượt một mốc.
Điều quan trọng là phải khai bảng phí trong phần mềm, không nhớ trong đầu. Nhờ vậy mọi ca đều tính cùng một cách và khách thấy cùng một mức.
Ghi vào folio thế nào?
Ghi bằng một mã giao dịch riêng cho nhận sớm và một mã cho trả muộn. Cuối kỳ, báo cáo doanh thu theo mã giao dịch cho biết thu được bao nhiêu từ hai nguồn này. Nếu ghi gộp vào tiền phòng thì không tách được.
Thẻ phòng cũng phải kéo hạn tương ứng: thẻ cấp sớm thì hiệu lực bắt đầu sớm, thẻ trả muộn thì hạn kéo tới giờ mới.
Buồng phòng liên quan thế nào?
Nhận phòng sớm chỉ thực hiện được nếu phòng sẵn sàng. Vì vậy cần:
- Ghép phòng trước, kèm mốc cần sẵn sàng theo giờ đến dự kiến.
- Buồng phòng đưa phòng đó lên đầu danh sách dọn.
- Khi phòng đạt nghiệm thu, lễ tân nhận thông báo.
Nếu khách đã đến mà phòng chưa xong, khách chuyển sang trạng thái đang chờ phòng. Xem bài riêng về khách đang chờ phòng.
Trả phòng muộn ngược lại: nếu phòng có khách đến trong ngày thì cho trả muộn là đẩy lùi việc dọn, nên cần cân nhắc.
Khách thuê theo giờ có áp dụng không?
Thuê theo giờ tính theo số giờ và giờ bắt đầu, giờ kết thúc thực tế. Cách tính này đã bao gồm thời gian thuê, nên thường không áp phụ phí nhận sớm hay trả muộn theo bậc như thuê theo ngày.
Sai ở đâu thường gặp?
- Cho nhận sớm miệng, không ghi nên không tính được phí.
- Mỗi ca tính mức phí một khác vì không có bảng chung.
- Cho trả muộn khi phòng có khách đến, khách mới phải chờ.
- Quên kéo hạn thẻ, khách bị khóa ngoài phòng.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Operations, khách sạn khai bảng phụ phí nhận sớm và trả muộn theo khung giờ trong hạng giá và chính sách. Phụ phí ghi vào folio qua mã giao dịch riêng. Ghép phòng trước tạo mốc sẵn sàng cho buồng phòng, và khách đang chờ được đánh dấu để việc dọn lên mức gấp.