Hỏi đáp: Kho
31 câu hỏi thường gặp, trả lời ngắn. Mỗi câu có liên kết tới bài giải thích đầy đủ.
Kho khách sạn nên theo dõi những gì?
Đồ vải, hàng minibar, vật tư miễn phí cho khách theo tiêu chuẩn phòng và vật tư tiêu hao của buồng phòng. Kho bếp thường tách riêng.
Một par đồ vải là gì?
Là lượng mỗi loại đồ vải đủ trang bị toàn bộ phòng một lần. Giáo trình BHM-704CT khuyến nghị tối thiểu 5 par khi giặt ngoài, 3-4 par khi giặt tại chỗ.
Điểm đặt hàng tính thế nào?
Điểm đặt hàng bằng tồn an toàn cộng lượng dùng trong thời gian chờ hàng. Lượng dùng trong thời gian chờ bằng lượng dùng bình quân ngày nhân số ngày chờ.
Vật tư miễn phí có nên ghi như hàng bán giá 0 đồng không?
Không nên. Cách ghi này có thể không được cơ quan thuế chấp nhận. Nên ghi là chi phí vận hành, hoặc chỉ theo dõi số lượng. Cần hỏi kế toán để chọn.
FEFO là gì?
Hết hạn trước xuất trước. Khi nhập ghi số lô và hạn dùng, khi xuất lấy lô có hạn cũ nhất trước, để hàng không hết hạn trong kho.
Vì sao chia cho đêm phòng có khách?
Vì phần lớn vật tư tăng theo số phòng có khách. Với hóa chất, mẫu số hợp lý hơn là số phòng đã dọn, gồm cả phòng dọn khi trống.
CPOR có phải chuẩn bắt buộc không?
Không. CPOR là chỉ số quản trị nội bộ. Quan trọng là giữ cách tính ổn định để so sánh theo thời gian.
Tồn an toàn nên bao nhiêu?
Ít nhất bằng lượng dùng trong thời gian chờ, và 2 đến 3 lần nếu công suất cao liên tục, theo bài của Frye. Đây là gợi ý giáo khoa, khách sạn điều chỉnh theo rủi ro hết hàng.
Vì sao phải đo tốc độ tiêu hao từ dữ liệu thực?
Vì khi cấp theo yêu cầu thay vì mỗi phòng một bộ, lượng dùng không suy được từ số phòng có khách.
Phần mềm có tự đặt hàng không?
Không. Phần mềm gợi ý và xuất danh sách. Không có bước duyệt, không theo dõi việc mua thật. Quyết định mua là của người phụ trách.
Đồ có tuổi thọ là gì?
Là hàng dùng nhiều lần trong nhiều tháng như ga, gối, khăn, đồ dùng buồng. Khác với vật tư tiêu hao là xuất đi thì hết.
Phân bổ tối đa bao lâu?
Theo nguồn thứ cấp đã tham khảo, công cụ dụng cụ phân bổ dần vào chi phí tối đa 36 tháng theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, thời gian cụ thể doanh nghiệp chọn theo thời gian sử dụng hữu ích. Cần đối chiếu kế toán.
Tính phân bổ từ khi nào?
Theo thiết kế của TingHotel, từ khi hàng được đưa ra sử dụng, không phải lúc nhập kho. Hàng còn nằm trong kho dự trữ chưa phân bổ.
Mất đồ vải sớm thì ghi thế nào?
Phần giá trị còn lại chưa phân bổ ghi thành chi phí hao hụt của tháng kiểm kê. Đồ hết tuổi thọ loại bỏ đúng hạn thì không phát sinh hao hụt.
Bình quân gia quyền di động là gì?
Sau mỗi lần nhập, đơn giá mới bằng (giá trị tồn hiện có cộng giá trị lần nhập) chia (số lượng tồn cộng số lượng nhập).
Vì sao dùng bình quân thay vì FIFO?
Kế toán Việt Nam thường dùng bình quân vì phần mềm kế toán phổ biến mặc định như vậy. Lô và hạn dùng vẫn được giữ, chỉ để lấy hàng hết hạn trước và cảnh báo, không dùng để tính giá.
Chuyển kho có đổi giá không?
Không. Mỗi mặt hàng có một đơn giá trên toàn khách sạn, chuyển giữa kho, xe dọn, pantry không đổi đơn giá.
Cách này có đúng quy định không?
Theo nguồn thứ cấp, Thông tư 200/2014/TT-BTC cho phép phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập. Kế toán cuối tháng có thể đối chiếu, lệch nhỏ so với bình quân cuối kỳ. Doanh nghiệp nên xác nhận với kế toán.
Chênh lệch bao nhiêu là chấp nhận được?
Tùy nhóm hàng và giá trị. Hàng giá trị thấp, dễ hao hụt như vật tư tiêu hao có ngưỡng rộng hơn. Hàng bán như minibar và đồ vải cần ngưỡng chặt hơn. Khách sạn tự đặt ngưỡng.
Vì sao không chỉnh tồn cho khớp ngay?
Vì chỉnh ngay xóa dấu vết nguyên nhân. Nên ghi nhận chênh lệch, tìm nguyên nhân, rồi người có quyền duyệt và điều chỉnh có lý do.
Có bắt buộc kiểm kê định kỳ không?
Phần mềm không bắt buộc, có tùy chọn bật nhắc. Khách sạn tự quyết định tần suất, thường hằng tháng với hàng giá trị cao và hằng quý với vật tư.
Mặt hàng nào cần theo dõi lô?
Hàng có hạn dùng như đồ ăn thức uống minibar, hóa chất, vật tư có hạn. Bật tắt theo từng mặt hàng, đồ vải thường không cần.
Lô có dùng để tính giá không?
Không. Giá vốn dùng bình quân gia quyền. Lô chỉ phục vụ lấy hàng hết hạn trước và cảnh báo.
Hàng sắp hết hạn trong minibar xử lý thế nào?
Hệ thống cảnh báo và sinh việc thay hàng. Hàng thu về xử lý theo quy trình xuất hủy có duyệt.
Kho khách sạn quản những nhóm hàng nào?
Bốn nhóm: đồ có tuổi thọ (đồ vải, dụng cụ), hàng bán trong phòng kiểu minibar, vật tư miễn phí cho khách, và vật tư tiêu hao của buồng như hóa chất, túi rác. Không làm kho F&B, không quản vật tư kỹ thuật.
Phiếu đã ghi có sửa được không?
Không sửa, không xóa. Sai thì dùng phiếu đảo. Tồn đầu kỳ, đưa vào sử dụng, điều chỉnh kiểm kê và xuất bán minibar không đảo, sai thì sửa bằng kiểm kê.
Kiểm kê có khóa kho không?
Có. Bấm bắt đầu kiểm kê thì vị trí đó khóa xuất nhập cho nhóm hàng của đợt, mở lại khi duyệt hoặc hủy đợt.
Hết hàng giữa ca thì sao?
Tồn âm được phép, có cảnh báo, không chặn. Cuối ngày lập phiếu xuất bù. Việc đi lấy hàng là nghiệp vụ ngoài phần mềm.
Tiêu chuẩn tính theo phòng hay theo khách?
Theo phòng. Nhân viên buồng bổ sung đủ ngay sau khi dọn, lúc đó chưa biết phòng sẽ có mấy người ở.
Cấp vào lúc nào?
Mỗi món chọn một trong ba: cấp khi dọn phòng trả, cấp khi dọn ở tiếp, hoặc chỉ khi khách yêu cầu.
Có ghi vật tư miễn phí là hàng bán giá 0 đồng được không?
Không nên. Theo thiết kế tham khảo, cơ quan thuế có thể không chấp nhận. Khách sạn chọn ghi chi phí vận hành theo giá bình quân, hoặc chỉ theo dõi số lượng.
Xem TingHotel chạy trên một khách sạn mẫu
Đội kỹ thuật HDL Việt Nam trình diễn sơ đồ phòng, check-in, cảnh báo SOS và app khách trên bộ điều khiển phòng thật hoặc RCU ảo.