OTA và channel manager là gì?
OTA (Online Travel Agency) là kênh đại lý trực tuyến bán phòng cho khách. Khách sạn bán qua nhiều OTA cùng lúc để có nhiều khách hơn.
Channel manager là phần mềm trung gian. Nó đẩy giá, tồn phòng và điều kiện bán từ khách sạn lên các OTA, và kéo đặt phòng từ OTA về khách sạn. Không có nó, lễ tân phải vào từng trang quản trị OTA để cập nhật bằng tay, và rủi ro bán vượt tồn rất cao.
Dữ liệu nào được đẩy lên OTA?
Ba nhóm, gọi chung là ARI:
- Tồn phòng theo loại phòng và ngày.
- Giá theo loại phòng, hạng giá và ngày, có khi theo số khách.
- Điều kiện bán: số đêm tối thiểu và tối đa, đóng bán, cấm nhận phòng, cấm trả phòng.
Nguyên tắc an toàn: tồn đẩy lên kênh không được vượt tồn thực của khách sạn. Nếu mỗi kênh có hạn mức riêng thì tồn đẩy là mức nhỏ hơn giữa hạn mức còn lại của kênh và tồn thực.
Ánh xạ là gì và vì sao làm một lần?
Mỗi OTA có tên loại phòng và gói giá riêng. Ánh xạ là việc ghép từng loại phòng, hạng giá của khách sạn với loại phòng, gói giá bên OTA. Làm đúng một lần khi cài đặt, sau đó đặt phòng tự chảy về đúng loại phòng.
Đặt phòng không ánh xạ được, hoặc làm vượt tồn thực, nên rơi vào một khay “cần xem lại” cho lễ tân thay vì bị từ chối tự động.
Đặt phòng từ OTA về thế nào?
Kênh gửi đặt phòng dạng bản sửa đổi: mới, sửa, hủy. Phần mềm xử lý xong mới xác nhận đã nhận; nếu lỗi, kênh sẽ gửi lại. Toàn bộ lịch sử sửa và hủy được giữ nguyên.
Đặt phòng từ OTA mang chính sách của OTA, do khách sạn khai trên trang quản trị OTA. Phần mềm lưu nguyên văn, không áp chính sách nội bộ lên.
Ai thu tiền?
Có hai mô hình:
- OTA thu hộ: khách trả cho OTA, thường kèm thẻ ảo (VCC) để khách sạn thanh toán. Thực tế mô hình này phổ biến.
- Khách sạn thu: khách trả trực tiếp khi đến hoặc khi đi.
Với OTA thu hộ, folio nên tách phần OTA đã thu và phần khách phải trả. Check-out chỉ thu phần của khách. Phần OTA chưa chuyển là công nợ của OTA.
No-show khách OTA xử lý thế nào?
Đến giờ cắt, lễ tân đánh dấu no-show trong phần mềm và báo trên trang quản trị OTA. Việc báo trên OTA là bước thủ công nên dễ quên; phần mềm cần giữ nhắc đến khi lễ tân xác nhận đã báo.
Đối soát OTA cuối kỳ gồm gì?
Theo từng OTA và từng kỳ: số đặt phòng, số đêm phòng, doanh thu, hoa hồng ước tính theo tỷ lệ trong hợp đồng, và số OTA còn nợ khách sạn. Chỉ là số liệu để so với báo cáo của OTA, không thay kế toán.
Khi mất đồng bộ thì làm gì?
Nguyên nhân thường là lỗi mạng, hết hạn kết nối hoặc OTA đổi cấu hình. Cách xử lý chuẩn: ghi log, báo người vận hành, nhắc lễ tân kiểm tra tồn và giá trên trang OTA, và đóng bán tạm nếu cần. Đây là lúc bán vượt tồn dễ xảy ra nhất.
Sai ở đâu thường gặp?
- Ánh xạ sai loại phòng, đặt phòng chảy nhầm.
- Tin rằng đồng bộ không bao giờ lỗi, không kiểm tay định kỳ.
- Quên báo no-show trên OTA nên không thu được phí.
- Không tách phần OTA đã thu, check-out thu trùng tiền khách.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Management, TingHotel kết nối OTA qua channel manager, ánh xạ một lần, tách phần OTA thu hộ, nhắc báo no-show, đối soát từng kênh và đưa mọi đặt phòng cần xem lại vào một khay cho lễ tân.