Tình huống xảy ra thế nào?
7 giờ sáng, hai nhân viên báo ốm. Có 38 phòng trả cần dọn gấp vì khách sạn dự kiến kín đêm nay. Hoặc 10 giờ, một người phải về gấp vì việc gia đình, để lại ba phòng đang dọn dở.
Hậu quả nếu xử lý chậm là khách nhận phòng phải chờ, và áp lực dồn lên những người còn lại.
Ai quyết định?
Trưởng buồng phòng hoặc giám sát điều phối. Quản lý quyết định gọi thêm lao động ngoài hoặc điều chỉnh yêu cầu bán phòng.
Các bước xử lý
- Xác nhận ai vắng và từ bao giờ. Xác nhận vắng để phần mềm đưa việc đã giao về khay cần xem lại.
- Tính lại tổng khối lượng so với năng lực của đội còn lại theo điểm công.
- Ưu tiên: phòng trả của khách đến sớm, phòng khách đang chờ, VIP. Việc dọn ở tiếp không gấp có thể lùi.
- Phòng chưa bắt đầu: trả về hồ chung, chia lại. Phòng đang dọn dở: giao người khác kèm ghi chuyển giao.
- Nếu vẫn quá tải: gọi part-time, nhà thầu hoặc mượn người.
- Báo lễ tân về phòng nào có thể trễ để quản lý kỳ vọng khách.
- Cuối ca, xem lại: có phòng nào nghiệm thu chưa đạt do vội không.
Ghi vết gì?
- Người vắng, giờ báo, lý do nếu muốn ghi.
- Việc chia lại: phòng nào chuyển cho ai.
- Gọi thêm người: ai, giờ, chi phí.
- Phòng nào bị trễ và vì sao.
Sai ở đâu thường gặp?
- Chia lại bằng miệng, không cập nhật phần mềm nên một phòng có hai người cùng dọn hoặc không ai dọn.
- Dồn đều khiến chất lượng giảm.
- Không báo lễ tân, nên khách chờ không được thông tin.
- Quên ghi chuyển giao phòng dọn dở.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Essential, quá giờ vào ca mà chưa chấm công thì báo điều phối. Xác nhận vắng thì việc đã giao chuyển vào khay cần xem lại để giao lại. Số phòng và điểm công từng người hiện rõ, phòng dọn dở giao người khác kèm ghi chuyển giao.
Xem bài điểm công và cách chia việc cùng bài chấm công và đối chiếu với ca.
Hỏi nhanh
Có nên dồn đều việc vào những người còn lại?
Không nên. Dồn đều làm chất lượng giảm cho cả ca. Nên ưu tiên phòng trả cho khách đến sớm, giảm việc dọn ở tiếp hoặc để ngày mai những phòng không gấp.
Khi nào gọi thêm người?
Khi tổng điểm công vượt hạn mức cả đội dù đã giảm việc không gấp. Có thể gọi part-time, nhà thầu hoặc mượn từ bộ phận khác theo thỏa thuận.
Phòng dọn dở xử lý thế nào?
Người dọn dở ghi lại đã làm tới đâu, người nhận tiếp tục. Không để phòng nửa dọn nửa chưa mà không ai biết, vì dễ bị bỏ sót hoặc báo sạch nhầm.