Sổ giao ca để làm gì?
Giữa hai ca, thông tin hay rơi mất: phòng nào khách dặn dọn muộn, phòng nào chờ kỹ thuật, VIP đến lúc nào. Sổ giao ca là chỗ ghi những thứ đó để người vào ca không phải hỏi lại từng người.
Ghi chú gồm gì?
Mỗi ghi chú có:
- Người viết và thời điểm.
- Mức quan trọng.
- Liên kết với phòng, khách hoặc việc.
Ghi chú quan trọng bắt buộc xác nhận đã đọc. Người vào ca sau thấy danh sách chưa đọc. Người viết thấy ai đã đọc.
Tóm tắt đầu ca
Thay vì lật từng trang, họp đầu ca dùng tóm tắt tự sinh:
- VIP sắp đến.
- Phòng OOO và OOS.
- DND kéo dài.
- Việc tồn từ ca trước.
- Người vắng.
- Ghi chú quan trọng chưa đọc.
Thông lệ họp đầu ca gồm VIP, khách đặc biệt, sự cố và mục tiêu chất lượng.
Báo cáo cuối ca
Tự tổng hợp:
- Việc đã xong.
- Việc đã clear kèm lý do.
- Việc tồn chuyển ca sau.
- Thẻ chưa trả.
- Đồ thất lạc ghi nhận trong ca.
Việc không làm được và sang ngày mới
Việc xong và việc không làm được vẫn hiện trên ô phòng đến hết ngày kinh doanh. Sau kiểm toán đêm, việc xong được xóa. Việc không làm được đi theo lựa chọn lúc báo: chuyển sang ngày mới thành việc mới kèm lý do cũ, hoặc ghi vào sổ giao ca cho ca sau mà không tạo lại.
Sổ chung hay sổ riêng?
Các phần mềm tham khảo để sổ giao ca dùng chung mọi bộ phận, đồ thất lạc là việc riêng của buồng phòng. Thiết kế của TingHotel theo hướng này: sổ giao ca theo nhóm, một người đọc được sổ nhiều nhóm. Phần tiền khi giao ca lễ tân nằm ở màn giao ca lễ tân.
Sai ở đâu thường gặp?
- Dặn miệng, không ghi.
- Ghi chú quan trọng nhưng không ai xác nhận đã đọc.
- Để việc tồn trôi qua ngày mới mà không ai chịu.
- Viết quá dài nên người đọc bỏ qua.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Operations, sổ giao ca là dòng thời gian ghi chú theo nhóm, ghi chú quan trọng ghim trên đầu và hiện số người chưa đọc. Tóm tắt đầu ca và báo cáo cuối ca tự tổng hợp.