Tình huống xảy ra thế nào?
Buồng phòng vào dọn phòng vừa trả, thấy thiếu hai lon nước ngọt và một túi hạt trong minibar. Folio của khách đã đóng và thanh toán xong sáng nay. Khách đã đi.
Đây là khoản nhỏ nhưng lặp lại thường xuyên. Nếu không có quy tắc thì mỗi người xử lý một kiểu.
Ai quyết định?
Quản lý hoặc kế toán đặt chính sách: thu thêm hay bỏ qua, ngưỡng bao nhiêu. Lễ tân hoặc người có quyền riêng ghi phí vào folio đã đóng. Việc chuyển sang chi phí vận hành cần người có quyền duyệt.
Các bước xử lý
- Buồng phòng ghi nhận số lượng tiêu hao trên app, chụp ảnh nếu cần.
- Đối chiếu với tiêu chuẩn minibar và giá bán.
- Người có quyền riêng ghi phí vào folio đã đóng của lượt ở cũ, kèm lý do.
- Nếu chính sách cho phép thu thêm: liên hệ khách hoặc thu theo phương thức đã thỏa thuận.
- Nếu không thu được hoặc dưới ngưỡng: chuyển sang chi phí vận hành, có lý do và người duyệt.
- Bổ sung minibar cho phòng, ghi vào kho.
- Xem lại: vì sao không phát hiện khi khách báo trả phòng.
Ghi vết gì?
- Số lượng tiêu hao, giá bán, giờ phát hiện, người phát hiện.
- Khoản được ghi vào folio đã đóng, người ghi, lý do.
- Kết quả liên hệ và thu tiền hoặc quyết định chuyển chi phí vận hành.
- Người duyệt nếu miễn.
Sai ở đâu thường gặp?
- Để phát sinh thành điều chỉnh làm số folio về 0 một cách không chính xác.
- Không có ngưỡng nên mất công đòi khoản nhỏ hoặc bỏ qua khoản lớn.
- Không kiểm minibar khi khách báo trả phòng.
- Không bổ sung ngay nên khách sau thấy thiếu.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Essential, tiêu chuẩn minibar theo phòng, phí tự ghi vào folio, lễ tân sửa hoặc miễn theo quyền kèm lý do. Khi phát hiện sau khi khách đi, vẫn ghi doanh thu, khoản chưa thu là nợ của khách hoặc chuyển sang chi phí vận hành có lý do. Khách báo trả phòng thì việc kiểm minibar được sinh cho buồng phòng.
Xem bài minibar: kiểm, ghi phí, bổ sung.